SECRÉTARIAT ACCUEIL CCP1 par CHAMBRE DE COMMERCE ET INDUSTRIE DE REGION GUYANE

- Rappel des règles de base de l'accueil téléphonique
Accueil physique : valorisation immédiate de l'image de l'entreprise.
- Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
Produire des documents professionnels courants :
Produire des écrits professionnels adaptés aux besoins.
Gérer son temps.
Connaitre et choisir les logiciels et fonctions pertinentes (Word, Excel...). Respecter des règles orthographiques et grammaticales.
Connaitre les normes de présentation, de mise en forme et règles typographiques. Transmettre des messages clairs et adaptés à l'interlocuteur.
- Rechercher et communiquer des informations : choisir les supports de recherche pertinents et respecter un délai.
Mesurer la fiabilité de la source. Vérifier l'adéquation de l'information sélectionnée par rapport au besoin.
Traiter les informations dans un délai imparti.
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations :
Assurer le classement et l'archivage du service et de la structure.
Clarifier les intitulés des fichiers et dossiers.
Transmettre des informations et réponses pertinentes (préparation des éléments).
Rédaction des courriers.
- Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques
Avoir une présentation soignée. Communication verbale et non verbale (courtoisie, attitude d'écoute, aisance de
l'expression).
Utiliser l'écoute active et la reformulation. Transmettre
des informations et réponses pertinentes.
- Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités :
Gérer le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez
- vous.
Utiliser des logiciels de planification et agendas électroniques (Outlook,...).
Respecter des contraintes ou impératifs.
Gérer ses priorités, imprévus, ou changements.
Organiser les réunions.
- Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise
Assurer le suivi administratif courant : recueillir de façon exhaustive et fiable des informations.
Transmettre des informations cohérentes et fiables.
Utiliser des outils de suivi pertinents.
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi :
Vérifier la fiabilité de la source et des données saisies.
Vérifier la fiabilité des résultats.
Produire des documents répondant aux critères de la demande.

- Valider le CCP1 du Titre Professionnel Secrétariat
- Comptabilité : assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe.
-Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité afin de communiquer une image positive de l'entreprise en toutes situations.