Les formations secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

Devenir secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire : orientation professionnelle et formation

Introduction

Le métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est passionnant et offre de nombreuses opportunités de carrière dans un cadre dynamique et stimulant. Dans cet article, nous allons explorer en détail ce métier, ses activités, les formations disponibles en France, les compétences requises, les avantages, le secteur d'emploi, les perspectives d'évolution et d'autres aspects importants. Que vous soyez intéressé à vous reconvertir ou à commencer une carrière dans ce domaine, cet article vous fournira toutes les informations dont vous avez besoin.

Le métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est un poste clé au sein des universités, des établissements d'enseignement supérieur et des instituts de recherche. Ce métier est très varié et comporte de nombreuses responsabilités. Les activités principales d'un secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire comprennent :

Gestion administrative : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est responsable de la gestion administrative des dossiers des étudiants, des enseignants et du personnel. Il organise les emplois du temps, gère les inscriptions aux cours, prépare les relevés de notes et traite les demandes administratives spécifiques. Gestion financière : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est également chargé de la gestion financière du département ou de l'unité dans laquelle il travaille. Il peut être responsable de la budgétisation, de la passation de marchés, de la gestion des prix et de la préparation des rapports financiers. Soutien à la recherche : Dans les instituts de recherche, le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire peut être amené à soutenir les chercheurs dans la préparation de demandes de financement ou de rapports de recherche. Il peut également être en charge de la gestion des contrats de recherche et de la coordination des activités entre les chercheurs et les partenaires industriels. Communication interne et externe : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est également un maillon essentiel de la communication interne et externe de l'université ou de l'établissement d'enseignement supérieur. Il est en contact régulier avec les étudiants, les enseignants, les partenaires universitaires et les partenaires externes pour répondre à toute demande ou fournir les informations nécessaires. Organisation d'événements : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire peut aussi être sollicité pour l'organisation d'événements tels que des conférences, des colloques ou des cérémonies, en veillant à leur bon déroulement et à la satisfaction des participants. Secrétariat : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire assure également des tâches plus classiques de secrétariat, telles que la rédaction de courriers, l'accueil des visiteurs et la gestion du courrier.

Pour illustrer ces activités, prenons par exemple la mission de gestion administrative des dossiers des étudiants. Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire s'occupe de collecter les pièces justificatives nécessaires à l'inscription, d'enregistrer les informations dans le système informatique, de suivre le dossier de chaque étudiant et de répondre à ses demandes spécifiques tout au long de l'année universitaire. Il doit être méthodique, organisé et être en mesure de travailler avec précision et rigueur pour garantir la fiabilité des informations administratives.

La formation et les études

Pour exercer le métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire, différentes formations et études sont possibles en France. En fonction de votre niveau de qualification et de vos objectifs professionnels, plusieurs parcours sont envisageables.

Formations diplômantes : Plusieurs diplômes et certifications existent pour accéder à ce métier. Le BTS (Brevet de Technicien Supérieur) Gestion de la PME ou Assistant de Gestion PME-PMI par exemple, permet d'acquérir les compétences nécessaires pour travailler en tant que secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire. Le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) est également une formation pertinente dans ce domaine. Formations universitaires : Les universités proposent également des formations adaptées au métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire. Le DUT Gestion des Administrations et des Collectivités Territoriales (GACT), ou encore la licence professionnelle Métiers de la Gestion des Administrations et des Collectivités Locales (MGACL) sont des formations très pertinentes. Formations privées : Certaines écoles et organismes de formation privées proposent aussi des formations spécifiques permettant de devenir secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire. Ces formations peuvent avoir des durées variables, allant de quelques semaines à plusieurs mois, et offrent souvent la possibilité d'acquérir une spécialisation dans un domaine précis.

Il est également possible de se former au métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire à distance, grâce aux formations en ligne. Ces formations permettent une grande flexibilité et s'adaptent aux contraintes personnelles de chacun.

Compétences et qualités requises

Pour être un bon secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire, plusieurs compétences et qualités sont nécessaires. En voici quelques-unes essentielles :

Rigueur et organisation : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire doit être méthodique et organisé pour gérer efficacement les nombreux dossiers et tâches auxquels il est confronté quotidiennement. Maîtrise des outils informatiques : Une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des logiciels spécifiques utilisés dans le secteur de l'administration est un atout précieux. Sens du relationnel : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est amené à être en contact avec de nombreuses personnes, il doit donc faire preuve de bonnes qualités relationnelles et de communication pour interagir avec les étudiants, enseignants, et collègues. Polyvalence : Étant donné la diversité des tâches à accomplir, le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire doit pouvoir s'adapter rapidement à différents domaines de compétence. Discrétion et confidentialité : Le secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est souvent confronté à des informations confidentielles, il doit donc faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité.

Les avantages de devenir secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

Le métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire présente de nombreux avantages. Tout d'abord, il permet de travailler au sein d'un environnement stimulant et en perpétuelle évolution. Les universités offrent un réel cadre professionnel enrichissant où la curiosité intellectuelle et l'apprentissage sont valorisés. De plus, ce métier offre de nombreuses perspectives de carrière, avec la possibilité d'évoluer vers des postes de responsabilité ou de se spécialiser dans un domaine précis de l'administration universitaire. Enfin, le secteur de l'éducation et de la recherche offre une stabilité de l'emploi, avec des perspectives d'embauche régulières.

Le secteur d'emploi

Les secrétaires d'administration ou d'intendance universitaire exercent leur activité principalement au sein des universités et des établissements d'enseignement supérieur, qu'il s'agisse d'universités publiques ou privées, d'instituts de recherche ou d'écoles spécialisées.

Concernant les conditions de travail, elles varient en fonction du poste et de la taille de l'établissement. Les horaires sont généralement réguliers, du lundi au vendredi, en journée. Toutefois, il peut y avoir des périodes de pic d'activité lors des inscriptions, des examens ou des événements spéciaux. La rémunération d'un secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est généralement attractive, et évolue en fonction de l'expérience et des responsabilités. Le salaire d'un débutant est d'environ 1800-2000 euros bruts par mois, mais peut augmenter avec l'expérience et l'évolution de carrière pour atteindre 3000-3500 euros bruts pour un secrétaire confirmé.

Les perspectives d'évolution

Un secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire débutant peut évoluer vers des postes de responsabilité et occuper des fonctions de chef de service ou de directeur administratif. Ces postes impliquent une plus grande autonomie et des responsabilités accrues dans la gestion des équipes et des budgets.

Il est également possible de se spécialiser dans un domaine spécifique de l'administration universitaire, comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière ou la gestion de la recherche. Des formations supplémentaires peuvent être nécessaires pour acquérir les compétences et les connaissances requises pour ces rôles spécifiques.

Enfin, certains secrétaires d'administration ou d'intendance universitaire choisissent de se tourner vers l'enseignement supérieur et de devenir formateurs ou enseignants dans des domaines liés à l'administration.

L'importance de la maîtrise des technologies de l'information et de la communication (TIC)

Dans un monde de plus en plus numérique, la maîtrise des technologies de l'information et de la communication (TIC) est devenue essentielle pour les secrétaires d'administration ou d'intendance universitaire. Les TIC permettent de simplifier les processus administratifs, de gérer les dossiers de manière plus efficace et d'améliorer la communication interne et externe.

Par exemple, l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique des documents permet de stocker, organiser et retrouver facilement les informations administratives. La maîtrise des outils de communication en ligne facilite les échanges avec les étudiants, les enseignants et les partenaires externes. Il est donc indispensable pour les secrétaires d'administration ou d'intendance universitaire de rester à jour avec les nouvelles technologies et de se former régulièrement pour être compétitifs sur le marché du travail.

Conclusion

Devenir secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est une excellente option pour ceux qui cherchent une carrière stable et valorisante. Ce métier offre de nombreuses opportunités de travail dans un secteur en croissance constante. Avec la bonne formation et les compétences adéquates, vous pourrez intégrer rapidement le marché du travail et évoluer au sein de votre poste.

La formation pour devenir secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire est accessible et variée. Les cursus proposent un mélange de cours théoriques et pratiques afin de vous préparer au mieux aux exigences du métier. Il existe également des formations continues qui vous permettront de rester à jour sur les dernières avancées du secteur.

Les compétences nécessaires pour exercer ce métier sont multiples. Vous devrez être organisé, polyvalent et avoir de bonnes compétences en communication. Vous devrez également être capable de gérer le stress et de travailler sous pression. Le salaire et les avantages offerts aux secrétaires d'administration ou d'intendance universitaire sont attractifs et vous permettront de mener une vie confortable.

Le secteur de l'administration et de l'intendance universitaire offre de nombreuses opportunités d'emploi. Vous pourrez travailler dans une université, un établissement scolaire ou même au sein d'organismes gouvernementaux. L'évolution professionnelle est également possible, avec des postes de responsable administratif ou même de directeur d'établissement.

Si vous êtes intéressé par le métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire, n'hésitez pas à vous renseigner sur les formations disponibles près de chez vous. Renseignez-vous également sur les types d'emplois proposés dans votre région et les compétences recherchées par les employeurs.

En conclusion, devenir secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire vous offre la possibilité de travailler dans un secteur en pleine expansion. Les compétences que vous développerez vous permettront d'accéder à de nombreux postes et d'évoluer dans votre carrière. N'oubliez pas de rester à l'affût des dernières tendances du secteur et de continuer à vous former tout au long de votre carrière.

Sources

• "DUT Gestion administrative et commercial" - Université Gustave Eiffel
• "BTS Support à l'Action Managériale" - ONISEP
• "Titre professionnel Secrétaire Assistant(e)" - Ministère du Travail
• "Formation Intendances universitaires" - Aix-Marseille Université

Liens utiles

1. Orientation pour tous - Secrétaire d'administration
2. Pôle Emploi - Secrétaire d'administration
3. Studyrama - Assistant de direction
4. ONISEP - BTS Support à l'Action Managériale

Avertissement: cet article ne constitue en aucun cas une promesse d'emploi dans le métier de secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire. Il a été écrit dans un but informatif et ne saurait engager la responsabilité de son auteur.