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Le logiciel de bureautique Microsoft Office Excel

Excel est un logiciel de bureautique, de type tableur, édité par Microsoft. C’est une des compétences essentielles développées par une formation en bureautique. Excel est en effet l’outil informatique le plus populaire parmi les tableurs sur le marché et dans le monde du travail. On trouve aussi bien des cours excel en centre que des formations excel en ligne. Ces enseignements peuvent être destinés aussi bien à des débutants qu’à des utilisateurs avancés. Voici un petit tour d’horizon des notions généralement abordé au cours d’une formation.

Un tableur

Un tableur est un logiciel informatique qui permet de manipuler des feuilles de calcul. Une feuille de calcul est semblable à une grille ou tableau composé de multiples lignes et colonnes. Chaque intersection d’une ligne et d’une colonne forme une cellule dans laquelle l’utilisateur peut entrer une donnée ou effectuer un calcul.

La feuille de calcul Excel est conçue pour accueillir des informations de toute nature comme des données commerciales, financières, scientifiques, ou spécifiques à un corps de métier donné. Tout traitement de données pouvant être disposées en lignes et en colonnes, nécessitant ou pas des calculs, peut être judicieusement effectué dans un tableur.

Microsoft Office

Le tableur Excel fait partie de la suite Microsoft Office qui regroupe plusieurs logiciels de bureautique dont les trois piliers essentiels que sont Word pour le traitement de textes, Excel pour le traitement de données numériques et PowerPoint pour les présentations sous forme de diaporamas.

Principes de fonctionnement

Une formation Excel permet de comprendre et d’apprendre le fonctionnement du logiciel. Dans chaque cellule, peuvent être saisies une donnée, un calcul ou le résultat d’une fonction. Il est possible aussi de mixer tout cela afin d’effectuer par exemple un calcul avec le résultat de plusieurs fonctions que l’on imbrique. Des fonctions prédéfinies, classées en plusieurs domaines, sont disponibles, telles que la fonction permettant d’effectuer une somme ou une moyenne, et qui s’appliquent sur des plages de données. Apprendre excel c’est notamment connaître et apprendre à utiliser ces différentes fonctions.

Fonctionnalités

Excel dispose de nombreuses fonctionnalités qui viennent d’ajouter à la saisie de données et aux calculs dans une feuille. Par exemple, pour les calculs et traitements complexes, où les fonctions prédéfinies ne suffisent pas, et où un traitement spécifique est nécessaire, il existe la possibilité d’écrire et d’utiliser des macros, écrites dans le langage VBA (Visual Basic for Applications). Un cours vba permettra d’aller plus loin sur cette notion.

Analyser les données avec un rendu visuel adapté est également une fonctionnalité importante d’Excel. Ainsi, il est possible de créer automatiquement des graphiques à partir des données saisies ou calculées. Des courbes, histogrammes, camemberts et autres graphiques sont ainsi disponibles et se dessinent et se mettent à jour automatiquement à partir des données.

Formats et concurrence

Le logiciel Microsoft Excel enregistre ses fichiers dans le format xlsx (depuis 2007) et xls (auparavant). Il existe des tableurs chez la concurrence, avec des fonctionnalités équivalentes, et où les principes de fonctionnement sont semblables. Citons LibreOffice Calc (logiciel libre), Numbers (Apple), Google Sheets (Google) ou Lotus Symphony Spreadsheets (IBM). Ces logiciels utilisent leur propre format, mais il est possible la plupart du temps d’importer et exporter ses fichiers d’un format à un autre.

Certifications

Outre les formations, il existe aussi des certifications permettant de revendiquer son niveau d’expertise en Excel. Le MOS (Microsoft Office Specialist), le TOSA, Evalu.it en sont des exemples. Les niveaux d’expertise Excel sont variés, il existe donc des formations excel qui se concentrent sur la base et d’autres qui plongent profondément dans ses entrailles. Il faudra donc distinguer une formation excel avancée d’une formation excel pour débutant en se référant aux caractéristiques de chacun de ces cours, que ce soit à distance ou en présentiel.

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