Les formations secrétaire

Devenir secrétaire : un métier polyvalent et essentiel

Le métier de secrétaire est un pilier dans le fonctionnement des entreprises et des organisations. Il demande polyvalence, rigueur et organisation. Si vous êtes intéressé par ce domaine et souhaitez en faire votre métier, cet article vous présentera les différentes facettes de ce métier, les formations disponibles en France, les compétences nécessaires, ainsi que les avantages et opportunités qu'il offre.

Les activités d'un secrétaire

Le quotidien d'un secrétaire est très varié et peut varier en fonction du secteur d'activité et de la taille de l'entreprise. Parmi les principales activités d'un secrétaire, on retrouve :

• L'accueil des clients et des visiteurs
• La gestion des appels téléphoniques
• L'organisation et la planification des rendez-vous et des réunions
• La gestion des courriers et des emails
• La rédaction et la mise en forme de documents (lettres, rapports, présentations...)
• La gestion des fournitures et du matériel de bureau
• La tenue des dossiers administratifs et la mise à jour des bases de données
• L'assistance aux équipes ou aux directions

Par exemple, un secrétaire peut être chargé de l'accueil des visiteurs, de prendre les messages téléphoniques, de préparer les devis, de rédiger des courriers, et de gérer les fournitures de bureau.

Les formations et études pour devenir secrétaire

En France, plusieurs formations mènent au métier de secrétaire. Il existe des formations dispensées par des écoles spécialisées et des organismes de formation professionnelle. On retrouve notamment :

• Le Baccalauréat professionnel Gestion-Administration
• Le BTS Support à l'action managériale
• Le BTS Assistant de gestion PME-PMI
• Le BTS Assistant de manager
• Le Titre Professionnel Secrétaire Assistant

Certaines formations sont plus généralistes, tandis que d'autres sont plus spécifiques. Par exemple, le BTS Support à l'action managériale offre une formation polyvalente qui prépare les étudiants à assister différentes équipes et à gérer des projets. D'autres formations, comme le Baccalauréat professionnel Gestion-Administration, sont plus orientées vers les tâches administratives et la gestion des dossiers.

Il est également possible de se former au métier de secrétaire à distance grâce à des plateformes d'e-learning et des organismes de formation en ligne. Cela permet une plus grande flexibilité dans les horaires d'étude.

Les compétences nécessaires pour devenir secrétaire

Au-delà des formations, certaines compétences et qualités sont essentielles pour réussir dans le métier de secrétaire :

• Une bonne communication orale et écrite
• Une organisation et une rigueur exemplaires pour gérer les tâches administratives
• La capacité à gérer les priorités et à travailler dans des délais serrés
• Une discrétion et une confidentialité totale dans le traitement des informations sensibles
• Une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique
• Un sens du service et une capacité à travailler en équipe

Par exemple, un bon secrétaire doit être capable de communiquer efficacement avec les clients et les collègues, d'organiser son travail de manière à respecter les échéances, et de préserver la confidentialité dans le traitement des documents et des données confidentielles.

Les avantages à devenir secrétaire

Devenir secrétaire offre de nombreux avantages :

• La polyvalence : en tant que secrétaire, vous serez amené à travailler sur diverses tâches et à assister plusieurs équipes
• La diversité des missions : chaque jour apporte son lot de défis et de nouvelles responsabilités
• Les opportunités de carrière : avec de l'expérience, il est possible de progresser vers des postes de responsabilité
• Les perspectives d'emploi : le métier de secrétaire est indispensable dans toutes les entreprises et les organisations
• La possibilité de travailler dans différents secteurs : les secrétaires peuvent travailler dans le secteur privé, les organismes publics, les hôpitaux, les écoles...

De plus, les compétences acquises en tant que secrétaire sont transférables à de nombreux autres métiers et peuvent servir de tremplin pour d'autres opportunités professionnelles.

Le secteur de travail et la rémunération

Les secrétaires travaillent dans pratiquement tous les secteurs d'activité. On retrouve des secrétaires dans les entreprises privées, les collectivités territoriales, les hôpitaux, les établissements scolaires, les cabinets médicaux, les cabinets juridiques...

Les horaires de travail peuvent varier en fonction du secteur et de l'entreprise. La plupart des secrétaires travaillent en journée, du lundi au vendredi, mais il existe des postes avec des horaires décalés, notamment dans les hôpitaux ou les services d'urgence.

En termes de rémunération, un secrétaire débutant peut gagner entre 1 500 et 2 000 euros bruts par mois, selon l'expérience et la localisation géographique. Avec l'expérience, un secrétaire confirmé peut voir sa rémunération augmenter jusqu'à environ 2 500 euros bruts par mois. En fin de carrière, un secrétaire peut atteindre un salaire allant jusqu'à 3 000 euros bruts par mois, voire plus selon la taille de l'entreprise.

L'évolution professionnelle d'un secrétaire

Pour un secrétaire débutant, plusieurs évolutions sont possibles au fil de sa carrière :

• Assistant(e) de direction : en rejoignant une équipe de direction, le secrétaire peut acquérir davantage de responsabilités et devenir l'interlocuteur privilégié des dirigeants
• Responsable administrative : avec de l'expérience, un secrétaire peut évoluer vers un poste de responsable où il sera en charge de l'organisation et de la coordination des tâches administratives de l'entreprise
• Chargé(e) de projet : en fonction des compétences développées, un secrétaire peut se spécialiser dans la gestion de projets et coordonner des activités transverses au sein de l'entreprise
• Formateur en bureautique : certains secrétaires passionnés par l'informatique et les outils de bureautique peuvent se reconvertir dans la formation et l'enseignement

L'importance des compétences linguistiques pour un secrétaire

Les compétences linguistiques sont un aspect essentiel du métier de secrétaire. En effet, la maîtrise de plusieurs langues étrangères peut être un atout majeur et permettre d'accéder à des postes nécessitant des contacts internationaux.

Par exemple, dans une entreprise internationale, un secrétaire bilingue français-anglais pourra être amené à communiquer avec des partenaires, des clients ou des collaborateurs anglophones. La maîtrise d'autres langues, comme l'espagnol, l'allemand, ou encore le chinois, pourra également ouvrir de nombreuses opportunités professionnelles.

En conclusion, le métier de secrétaire est un poste clé au sein de toute entreprise ou organisation. Le rôle polyvalent, les formations adaptées et les perspectives d'évolution en font une profession attrayante. Que vous choisissiez une formation privée ou une formation à distance, les compétences acquises vous permettront de travailler dans divers secteurs et d'envisager une carrière épanouissante.