Les formations assistant administratif / Assistante administrative

Métier d'assistant administratif : orientation professionnelle et formation

L'assistant administratif est un professionnel polyvalent qui intervient dans la gestion quotidienne et le bon fonctionnement d'une entreprise ou d'une organisation. Ce métier englobe de nombreuses responsabilités et requiert des compétences variées, allant de la gestion de l'agenda à la préparation de dossiers administratifs en passant par la rédaction de courriers et la gestion des appels téléphoniques. L'assistant administratif est un véritable pilier de la structure pour laquelle il travaille. Voyons en détail les différentes activités qui composent ce métier :

Gestion de l'agenda et des rendez-vous

L'assistant administratif est chargé de la planification des rendez-vous et de la gestion de l'agenda de son supérieur hiérarchique. Il organise les réunions, fait le suivi des plannings et prend en charge la réservation des salles. Il est également responsable de l'accueil des visiteurs et de la coordination logistique des réunions.

Rédaction de courriers administratifs

Un autre aspect important du métier d'assistant administratif est la rédaction de courriers administratifs, qu'il s'agisse de lettres, de notes internes, de rapports ou de comptes rendus. Une bonne maîtrise de la langue française, des règles grammaticales et de la orthographe est donc essentielle.

Gestion des appels téléphoniques

L'assistant administratif est souvent la première personne que les clients ou les partenaires d'une entreprise contactent. Il doit donc être capable de traiter les appels de manière professionnelle et devider les demandes. Il peut également être chargé de filtrer les appels et de transférer les informations aux interlocuteurs appropriés.

Organisation des déplacements professionnels

L'organisation des déplacements professionnels est également une partie importante du travail d'un assistant administratif. Il doit réserver les billets d'avion ou de train, réserver les logements et préparer l'ensemble des documents nécessaires.

Gestion administrative des dossiers

La gestion administrative des dossiers est une tâche constante de l'assistant administratif. Il doit classer et archiver les documents de manière efficace, gérer les bases de données et assurer le suivi administratif des projets en cours.

Accueil et assistance

En tant que responsable de l'accueil, l'assistant administratif doit recevoir et orienter les visiteurs. Il est chargé de l'accueil physique, mais aussi de l'accueil téléphonique. Il doit être courtois, aimable et savoir répondre aux demandes des personnes qui se présentent à lui.

Exemple concret d'une mission d'assistant administratif :

Imaginons que le directeur d'une entreprise souhaite organiser une réunion avec tous les responsables des différents services. L'assistant administratif sera chargé de trouver une date qui convienne à tous les participants, de réserver une salle adaptée, d'envoyer les invitations par courrier électronique et de préparer tous les documents nécessaires à la réunion. Le jour de la réunion, l'assistant administratif s'occupera également de l'accueil et du bon déroulement de la réunion.

Formation et études pour devenir assistant administratif

Il existe plusieurs formations en France qui mènent au métier d'assistant administratif. Les formations peuvent être suivies dans des établissements publics tels que les lycées professionnels ou les GRETA, ainsi que dans des organismes de formation privés. Certaines d'entre elles sont généralistes, tandis que d'autres sont plus spécialisées. Voici quelques exemples de formations pour devenir assistant administratif :

• BTS Assistant de gestion PME-PMI
• BTS Assistant de manager
• BTS Support à l'action managériale
• Titre professionnel d'Assistant de direction

Il est également possible de se former au métier d'assistant administratif à distance, ce qui offre une grande flexibilité pour les personnes qui travaillent ou qui ont des contraintes personnelles.

Compétences et qualités d'un assistant administratif

Pour être un bon assistant administratif, il est essentiel d'avoir certaines compétences et qualités :

• Organisation et rigueur : un assistant administratif doit être en mesure de gérer plusieurs tâches en même temps et de respecter les deadlines.
• Communication et relationnel : il doit être capable de communiquer efficacement avec les clients, les partenaires et les membres de son équipe.
• Maîtrise des outils informatiques : une bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint et des logiciels de gestion est nécessaire.
• Discrétion et confidentialité : un assistant administratif est souvent confronté à des informations sensibles, il doit donc faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

Avantages de devenir assistant administratif

Devenir assistant administratif présente de nombreux avantages :

• Polyvalence : en tant qu'assistant administratif, vous serez amené à travailler sur plusieurs domaines et à développer des compétences diverses.
• Opportunités d'évolution : ce métier offre des perspectives d'évolution vers des postes de chef de projet, de responsable administratif ou de secrétaire de direction.
• Secteurs variés : les assistants administratifs peuvent travailler dans tous les secteurs d'activité, aussi bien dans des entreprises privées que dans des organismes publics.

Le secteur d'activité des assistants administratifs

Les assistants administratifs peuvent trouver des opportunités d'emploi dans différents secteurs, comme les entreprises privées (petites sociétés, grandes entreprises, artisans), les organismes publics (mairies, ministères, établissements scolaires) ou encore les hôpitaux. Les conditions de travail peuvent varier en fonction du secteur et de l'entreprise, mais généralement, les assistants administratifs travaillent dans un environnement de bureau, dans des horaires de journée du lundi au vendredi.

En ce qui concerne la rémunération, un assistant administratif débutant peut s'attendre à un salaire mensuel brut d'environ 1 800 €. Avec une expérience de 15 ans, ce salaire peut atteindre 2 500 €, tandis qu'un assistant administratif en fin de carrière peut gagner jusqu'à 3 500 €.

Évolution du métier d'assistant administratif

Un assistant administratif débutant peut évoluer vers des postes de responsabilité tels que chef de projet, responsable administratif ou secrétaire de direction. Voici un aperçu des différentes possibilités d'évolution pour un assistant administratif :

• Chef de projet : en développant ses compétences en gestion de projets, un assistant administratif peut devenir chef de projet et être responsable de la coordination d'un projet spécifique.
• Responsable administratif : avec de l'expérience, un assistant administratif peut évoluer vers un poste de responsable administratif, où il supervisera une équipe et s'occupera de la gestion administrative globale de l'entreprise.
• Secrétaire de direction : cette évolution du métier d'assistant administratif consiste à travailler directement aux côtés de la direction générale de l'entreprise, en l'assistante dans ses tâches et en jouant un rôle clé dans la prise de décision.

L'importance de la formation pour devenir assistant administratif

Le métier d'assistant administratif requiert des compétences spécifiques et une connaissance approfondie de diverses techniques et outils. Une bonne formation est donc essentielle pour acquérir les savoirs et les compétences nécessaires à l'exercice de ce métier. Elle permet également de se démarquer sur le marché de l'emploi et d'augmenter ses chances d'obtenir un emploi intéressant et bien rémunéré.

Par exemple, une formation spécialisée dans les logiciels de bureautique et la gestion administrative peut être très bénéfique. De même, une formation en communication et en relation client peut aider à développer des compétences relationnelles efficaces, ce qui est essentiel pour mieux répondre aux besoins des clients et des collègues de travail.

La formation permet également de se familiariser avec les différentes facettes du métier d'assistant administratif, en offrant des stages pratiques qui permettent de mettre en pratique les connaissances acquises en classe. Ces stages sont souvent l'occasion de faire ses premières expériences professionnelles et de se créer un réseau de contacts dans le domaine de l'administration.

Bien sûr, la formation ne s'arrête pas une fois le diplôme obtenu. En tant qu'assistant administratif, il est important de continuer à se former tout au long de sa carrière pour rester à la pointe des nouvelles technologies et des évolutions du métier.