Les formations secrétaire généraliste

Devenir secrétaire généraliste : un métier varié et polyvalent

Le métier de secrétaire généraliste est un choix professionnel intéressant pour ceux qui aiment la polyvalence et la diversité des tâches. En tant que secrétaire généraliste, vous êtes le bras droit des dirigeants et des équipes dans la gestion administrative et organisationnelle d'une entreprise. Ce métier requiert une grande capacité d'adaptation, ainsi que des compétences en communication et en organisation.

Les activités d'un secrétaire généraliste

Les activités d'un secrétaire généraliste sont très variées et peuvent varier en fonction de l'entreprise et du niveau hiérarchique. Parmi les tâches courantes, on peut citer :

• Gestion de l'agenda : Vous serez responsable de la gestion des rendez-vous, des réunions et des déplacements professionnels. Il est essentiel de veiller à ce que l'emploi du temps de votre employeur soit efficace et bien organisé.
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus : Vous serez amené à assister à des réunions et à prendre des notes détaillées pour ensuite rédiger des comptes rendus clairs et concis. Une bonne maîtrise de la langue française est donc indispensable.
• Gestion des appels téléphoniques : En tant que secrétaire généraliste, vous serez la première personne à répondre aux appels téléphoniques et à filtrer les demandes. Vous devrez être à l'écoute des clients et des partenaires commerciaux, et capable de leur apporter une réponse rapide et précise.
• Traitement du courrier et des e-mails : Vous serez responsable de la réception, de la distribution et de l'envoi du courrier. Vous devrez également trier et répondre aux e-mails professionnels.
• Gestion des fournitures de bureau : Vous serez chargé de veiller à ce que les fournitures de bureau soient suffisantes et à jour. Vous passerez des commandes si nécessaire et vous assurerez de leur distribution.
• Organisation des déplacements professionnels : Vous serez en charge de la réservation des billets de train, des hôtels et de la gestion des frais de déplacement de votre employeur.
• Classement et archivage des documents : Vous devrez organiser un système de classement efficace pour les documents administratifs de l'entreprise. Une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion documentaire est essentielle.

Un exemple concret de mission à laquelle peut être confronté un secrétaire généraliste pourrait être la gestion de l'organisation d'une conférence dans l'entreprise. Vous devrez prendre en charge tous les aspects logistiques de l'événement, y compris la réservation de la salle, l'envoi des invitations, la coordination des intervenants et la mise en place des équipements audiovisuels.

Les formations pour devenir secrétaire généraliste

En France, différentes formations sont disponibles pour ceux qui souhaitent devenir secrétaire généraliste. Ces formations varient en fonction du niveau de qualification requis et des préférences individuelles.

Les formations professionnelles proposées par les écoles privées et les organismes de formation permettent d'acquérir les compétences nécessaires pour exercer ce métier. Ces formations peuvent être de nature généraliste ou spécifique, en fonction des besoins de l'entreprise.

Voici quelques exemples de formations pour devenir secrétaire généraliste :

• BTS Assistant de Manager
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI
• BTS Support à l'Action Managériale
• BTS Gestion de la PME
• Bachelor Ressources Humaines

Il est également possible de se former au métier de secrétaire généraliste en ligne, à distance. Ces formations offrent la flexibilité nécessaire pour étudier à son propre rythme tout en acquérant les compétences nécessaires.

Les compétences et qualités d'un secrétaire généraliste

Pour exceller en tant que secrétaire généraliste, il est essentiel de posséder certaines compétences et qualités spécifiques. Voici quelques-unes des compétences et qualités nécessaires :

• Organisation : Vous devez être capable de gérer efficacement plusieurs tâches en même temps et de respecter les délais.
• Communication : La communication est au cœur du métier de secrétaire généraliste, que ce soit à l'écrit ou à l'oral. Vous devez être en mesure de transmettre des informations de manière claire et concise.
• Résolution de problèmes : En tant que secrétaire généraliste, vous serez souvent confronté à des problèmes inattendus. Vous devez être capable de trouver des solutions rapidement et efficacement.
• Discrétion : Vous serez amené à manipuler des informations confidentielles. Vous devez donc être digne de confiance et respecter la confidentialité.
• Maîtrise des outils informatiques : Vous devez avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique tels que Word, Excel et PowerPoint, ainsi que des systèmes de gestion de base de données.
• Esprit d'équipe : Vous travaillerez en étroite collaboration avec d'autres membres de l'organisation. Il est donc essentiel d'avoir un bon esprit d'équipe et de savoir travailler en harmonie avec les autres.

En développant ces compétences et qualités, vous pourrez devenir un secrétaire généraliste efficace, capable de soutenir efficacement les équipes et les dirigeants de l'entreprise.

Les avantages à devenir secrétaire généraliste

Devenir secrétaire généraliste présente plusieurs avantages. Tout d'abord, ce métier offre une grande variété de tâches et de responsabilités, ce qui le rend très intéressant pour ceux qui aiment les défis et la diversité.

En outre, en tant que secrétaire généraliste, vous jouez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Vous êtes en contact régulier avec des individus de tous les niveaux hiérarchiques et vous pouvez voir directement l'impact de votre travail.

Enfin, la demande de secrétaires généralistes qualifiés est assez élevée, ce qui offre de bonnes opportunités d'emploi et de progression de carrière.

Le secteur d'activité et la rémunération

Un secrétaire généraliste peut travailler dans une grande variété d'entreprises et d'organisations, qu'il s'agisse d'entreprise privées, de petites sociétés, de grands groupes, de travailleurs indépendants, d'organismes publics ou d'hôpitaux.

En termes de rémunération, le salaire d'un secrétaire généraliste varie en fonction de son expérience et du niveau hiérarchique de l'entreprise. En général, un secrétaire généraliste débutant peut prétendre à un salaire mensuel moyen de 1500 à 1800 euros. Avec 15 ans d'expérience, le salaire peut atteindre environ 2500 à 3000 euros. En fin de carrière, un secrétaire généraliste expérimenté peut toucher entre 3000 et 4000 euros par mois.

Les évolutions possibles pour un secrétaire généraliste

Le métier de secrétaire généraliste offre des opportunités d'évolution professionnelle intéressantes. Voici quelques-unes des évolutions possibles :

• Assistant de direction : En acquérant une expérience supplémentaire et en développant vos compétences en gestion, vous pouvez évoluer vers un poste d'assistant de direction ou de chef de projet.
• Responsable administratif : Après plusieurs années d'expérience, vous pouvez accéder à un poste de responsable administratif ou de responsable des ressources humaines.
• Consultant : Certains secrétaires généralistes passionnés par la formation et le conseil peuvent se spécialiser en tant que consultants et offrir leurs services à d'autres entreprises.

Le numérique, un aspect clé du métier

Dans un monde de plus en plus numérisé, il est essentiel pour un secrétaire généraliste de maîtriser les outils et techniques numériques. La gestion des bases de données, la maîtrise des logiciels de gestion de projet et l'utilisation des outils de communication en ligne sont autant de compétences qui deviennent de plus en plus indispensables pour exercer ce métier.

Par exemple, la maîtrise des outils de collaboration en ligne permet aux secrétaires généralistes de travailler à distance et de rester en contact avec leurs équipes et leurs clients, peu importe leur emplacement géographique. De même, l'utilisation de logiciels spécifiques permet de faciliter la gestion des tâches administratives et d'optimiser les processus.

C'est pourquoi il est important pour ceux qui envisagent de devenir secrétaires généralistes de développer leurs compétences numériques et de se tenir au courant des dernières avancées technologiques dans ce domaine.

Conclusion

Devenir secrétaire généraliste offre de nombreuses opportunités de carrière et une variété de tâches passionnantes. Que ce soit dans une entreprise privée, un organisme public ou même en tant que travailleur indépendant, le métier de secrétaire généraliste offre une stabilité professionnelle et une satisfaction personnelle.

Pour réussir dans ce domaine, il est essentiel de suivre une formation adaptée, de développer des compétences et des qualités spécifiques et de rester à jour avec les dernières avancées technologiques. En faisant preuve d'organisation, de communication et de discrétion, vous pourrez devenir un secrétaire généraliste efficace et apprécié par votre entreprise.