Les fondamentaux du secrétariat par AJFORM CONSEIL OI

S'ORGANISER, GAGNER DU TEMPS ET CLASSER
Situer la fonction de secrétaire
- Définir son rôle, ses missions.
- Identifier les compétences à mettre en oeuvre dans sa fonction.
Organiser ses activités
- Suivre plusieurs activités simultanées.
- Organiser les réunions, les déplacements.
Prendre ou passer le "relais" à une collègue
- S'accorder sur des pratiques communes.
- Créer le guide des procédures "secrétariat".
Coopérer en équipe
- Établir des relations de partenariat.
- Aborder de façon constructive les situations conflictuelles.
Classer avec méthode
- Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs.
- Connaître les règles en matière de conservation de documents.
- Mettre en place un plan de classement évolutif.
S'organiser avec la micro
- informatique
- Organiser le classement électronique des documents.
- Élaborer des applications communes : base de gestion documentaire ; planning ; enregistrement du courrier ; gestion des adresses...

En quelques années, le métier de secrétaire s'est réellement professionnalisé. Une parfaite maîtrise des savoir
- faire fondamentaux est aujourd'hui requise pour répondre aux exigences de la profession : réactivité, fiabilité, aisance relationnelle. Or, de nombreuses personnes sont amenées à débuter ou à se reconvertir dans le secrétariat sans avoir bénéficié d'une formation initiale spécialisée. Ce cycle métier court, dense et concret, apporte les compétences fondamentales du métier. Maîtriser les techniques indispensables à l'exercice du secrétariat aujourd'hui :
- Adopter d'emblée un comportement professionnel.
- Développer l'autonomie et la confiance en soi. Les acquis du cycle sont centrés sur : le positionnement du rôle de la secrétaire ; L'acquisition des compétences clés : organisation, gestion du temps, classement, expression écrite et orale.