Les formations secrétaire de direction

Devenir secrétaire de direction : un métier polyvalent et stimulant

Le métier de secrétaire de direction est très attractif pour toutes celles et ceux qui apprécient l'organisation, la polyvalence et qui souhaitent travailler au cœur de la stratégie d'une entreprise. Dans ce guide complet, nous allons vous présenter en détail ce métier, les formations disponibles en France, les compétences nécessaires, les avantages à devenir secrétaire de direction, le secteur dans lequel il s'exerce ainsi que les opportunités d'évolution.

Un rôle varié et indispensable au bon fonctionnement de l'entreprise

Le secrétaire de direction occupe une place centrale au sein de l'entreprise. Son rôle est d'assister le directeur dans la gestion quotidienne de ses activités. Ses missions peuvent varier d'une entreprise à l'autre, mais elles ont toutes un objectif commun : garantir la fluidité et l'efficacité des opérations.

Les principales activités d'un secrétaire de direction incluent la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions, la rédaction de comptes rendus, la gestion des déplacements et des voyages d'affaires, ainsi que la communication avec les différents services et partenaires de l'entreprise. Il peut également être amené à effectuer des tâches liées à la gestion des ressources humaines, à la préparation de dossiers administratifs ou encore à la planification des formations internes.

Prenons l'exemple concret d'une mission à laquelle un secrétaire de direction peut être confronté : organiser une réunion importante avec des partenaires étrangers. Il devra gérer l'agenda du directeur en réservant la salle, en invitant les participants, en planifiant les déplacements et en anticipant les éventuels besoins logistiques. Pendant la réunion, il sera responsable de la prise de notes et de la rédaction du compte rendu, ainsi que de la traduction si nécessaire.

Les différentes formations pour devenir secrétaire de direction

Il existe plusieurs formations en France pour accéder au métier de secrétaire de direction. Celles-ci varient en fonction du niveau d'études et du projet professionnel de chacun.

Les formations les plus courantes sont le BTS Assistant de Manager, le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) et la licence professionnelle Métiers de l'Assistanat de Direction. Ces formations durent généralement deux ou trois ans et sont dispensées dans des établissements d'enseignement supérieur tels que des universités ou des écoles de commerce.

Il est également possible de suivre des formations spécifiques dispensées par des organismes privés ou des écoles spécialisées. Ces formations permettent d'acquérir des compétences pointues et sont souvent plus courtes, de quelques mois à un an. Certaines formations sont même accessibles en ligne, ce qui offre une grande flexibilité aux personnes qui souhaitent se former tout en travaillant.

Quelle que soit la formation choisie, il est important de completer son parcours avec des stages en entreprise pour acquérir une expérience professionnelle concrète. Cette expérience comptera beaucoup lors de la recherche d'emploi.

Les compétences et qualités essentielles

Pour exercer le métier de secrétaire de direction, certaines compétences et qualités sont indispensables :

• Une excellente organisation : Le secrétaire de direction doit être capable de gérer efficacement les tâches multiples et les priorités changeantes.
• Un sens du relationnel développé : Il est en contact avec de nombreux interlocuteurs, en interne comme en externe, et doit faire preuve de diplomatie et de discrétion.
• Une maîtrise parfaite des outils bureautiques : Le secrétaire de direction doit avoir une connaissance approfondie des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de planification.
• Une grande rigueur : La précision et l'exactitude sont des qualités essentielles dans la gestion administrative.
• Une flexibilité et une capacité d'adaptation : Le secrétaire de direction doit pouvoir s'adapter rapidement aux changements de dernière minute et aux situations imprévues.

Chacune de ces compétences permet au secrétaire de direction d'exercer ses missions avec efficacité et de contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise.

Les avantages à devenir secrétaire de direction

Devenir secrétaire de direction offre de nombreux avantages professionnels et personnels. Tout d'abord, ce métier permet d'avoir un rôle central au sein de l'entreprise et d'interagir avec de nombreux interlocuteurs. De plus, il offre une grande polyvalence et des activités variées, ce qui évite la routine et rend chaque journée différente.

Un autre avantage important est la possibilité de travailler dans différents secteurs d'activité. En effet, chaque entreprise a besoin d'un secrétaire de direction pour assurer le bon fonctionnement de ses activités. Ainsi, il est possible de travailler dans des entreprises privées, des administrations publiques, des ONG ou encore des associations. Ce métier offre également des perspectives d'évolution intéressantes, que nous détaillerons plus loin dans cet article.

Le secteur d'activité et la rémunération

Un secrétaire de direction peut travailler dans différents secteurs d'activité, tels que l'industrie, le commerce, les services, la santé ou encore la finance. Il peut être employé par des petites entreprises, des grands groupes, des organismes publics ou des associations.

En termes de rémunération, un débutant peut prétendre à un salaire moyen de 1 800€ à 2 200€ bruts par mois. Avec 10 à 15 ans d'expérience, le salaire peut atteindre les 2 500€ à 3 000€ bruts par mois. En fin de carrière, la rémunération peut dépasser les 3 500€ bruts par mois.

Il est important de noter que ces chiffres sont donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction de la taille de l'entreprise, de la région et de l'expérience du secrétaire de direction.

Les opportunités d'évolution

Un secrétaire de direction débutant peut évoluer vers des postes à plus hautes responsabilités au sein de l'entreprise. Parmi les opportunités d'évolution possibles, on peut citer :

• Assistant(e) de direction : Il s'agit d'un poste plus senior où le secrétaire de direction travaille en étroite collaboration avec la direction pour prendre en charge des dossiers plus complexes.
• Responsable administratif et financier : Ce poste implique la gestion des activités administratives et financières de l'entreprise, en coordination avec les différents services.
• Directeur(trice) des ressources humaines : Cette évolution est possible en acquérant une expertise en gestion des ressources humaines et en occupant des postes de responsabilité au sein des services RH.

Il est également possible de se former à d'autres métiers liés à l'assistanat ou à la gestion en suivant des formations complémentaires.

Les nouvelles technologies : un enjeu majeur pour les secrétaires de direction

Avec l'avancée des nouvelles technologies, les secrétaires de direction doivent s'adapter aux nouveaux outils numériques. La maîtrise des logiciels de gestion, des outils de visioconférence ou des plateformes de collaboration en ligne devient indispensable. Être à l'aise dans l'utilisation de ces technologies permet non seulement de gagner en efficacité, mais également d'être en phase avec les évolutions du monde professionnel.

Par exemple, la gestion des documents a considérablement évolué avec l'arrivée des outils de dématérialisation et des solutions de stockage en cloud. Un secrétaire de direction peut ainsi accéder aux documents importants à tout moment, de n'importe où, ce qui facilite le travail collaboratif et la communication avec les différents acteurs de l'entreprise.

En conclusion, devenir secrétaire de direction offre de nombreuses opportunités professionnelles et est un choix de carrière passionnant pour ceux qui apprécient l'organisation, la polyvalence et le contact humain. Les formations disponibles en France permettent d'acquérir les compétences nécessaires pour exercer ce métier, tandis que les opportunités d'évolution offrent des perspectives intéressantes pour l'avenir.