Secrétariat - optimiser sa communication par e-mail par SYNTHEX FORMATION

Module 1 Comprendre les enjeux de l'e
- mail
- Impact du courrier électronique dans les relations de travail (avantages et risques)
- Spécificités du mail : rapidité, rédaction simplifiée, langage adapté, document court, etc.
- Situer l'e
- mail par rapport au téléphone et à la lettre
- Gérer " l'invasion" des mails
- Le droit à la déconnexion

Module 2 Respecter le bon usage du mail
- Distinguer et bien utiliser les CC et CCI
- Bien choisir les destinataires
- Quand et comment utiliser les pièces jointes ?
- Faire court et concis : aller à l'essentiel
- Surveiller les fautes d'orthographe et/ou de frappe
- A éviter : le style télégraphique et SMS

Module 3 Rédiger avec méthode, fluidité et rapidité
- Respecter un plan
- Construire des phrases courtes et lisibles
- Utiliser un vocabulaire précis et des mots de liaison
- Adopter un style vivant et concret
- Surveiller les tics de langage associés au mail
- Utiliser les formules de politesse adaptées

Module 4 Envoyer un e
- mail
- Clarifier son objectif : obtenir une information ou une réponse, transmettre une consigne, partager une information, valider une procédure, ...
- Adapter le contenu et le style en fonction de l'objectif
- Accompagner l'envoi de pièces jointes
- Deux temps forts : démarrage ou accroche et conclusion

Module 5 Répondre à un e
- mail
- " Accuser réception " par un commentaire juste
- Apporter une réponse brève et pertinente
- Être précis et reformuler pour éviter toute ambiguïtés
- Personnaliser pour éviter le mail type

Module 6 L'importance de l'objet
- Privilégier les objets " pleins " pour :
- Susciter l'intérêt du destinataire
- Encourager l'ouverture du mail
- Clarifier le degré d'urgence ou de priorité

Module 7 L'e
- mail en situation difficile ou l'e
- mail dit "urticant"
- Qu'est
- ce qu'un e
- mail urticant ?
- Les attitudes à adopter
- Les signes de ponctuation à bannir
- Quand et comment répondre ?
- Adopter un discours ferme et courtois
- Formulation à éviter et à privilégier
- Stratégies de réponse possibles

Module 8 Les chartes de communication par e
- mail
- En fin de formation, un travail est proposé sous forme d'atelier pour
élaborer une charte du bon usage du mail en entreprise

Maîtriser l'usage du mail et connaître ses règles
Utiliser l'e mail à bon escient
Savoir exposer clairement son propos dans un e mail
Adapter son style rédactionnel
Renforcer l'efficacité de ses e mails