Titre professionnel secrétaire assistant par Présence et action

Bureautique, organisation, gestion administrativeLes outils de la bureautique au service de l'efficacité (traitement de texte, tableur, messagerie, outils de présentation)Organisation générale d'un secrétariat (classement, gestion du temps, planification...) Les écrits professionnels (courriers, courriels, notes de service, notes de synthèse, compte rendu...)Communication / Accueil / TéléphoneAméliorer l'efficacité de l'accueil téléphonique par la confiance et l'aisance dans son expression et son comportementMieux adapter l'attitude et le discours aux attentes de son interlocuteurValoriser l'image de qualité de la société en réservant un accueil adapté et professionnelAdministration du personnel DUE
- Contrats de travail
- Gestion des absences
- Sécurité/Hygiène
- Formation
- CSE (IRP)Mise en place d'outils d'administration du personnelGestion Commerciale Maitriser les règles de facturation et savoir les appliquer sur le logiciel EBP Gestion Commerciale.Élaborer des devis clients, des commandes clients, des bons de livraison, des factures.Mettre en oeuvre un suivi des règlements clients, utilisation du logiciel EBP Gestion Commerciale pour l'émission de relevés et relances.Mettre en place une procédure de suivi des stocks, gérer les ressources matérielles courantes. Français Rappel des règles d'orthographe et de grammaire
- Préparation au certificat Voltaire.Techniques de Recherche d'Emploi (TRE)Examen

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez
- vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils néces