Optimiser le classement et l'organisation de la gestion documentaire par CCI MBO - CIEL BRETAGNE

Définir les objectifs à atteindre
Choisir une organisation accessible à tous
Rendre plus efficace les recherches
Tenir toujours à jour les données (épurer, ranger, archiver,)
Connaître les règles de la gestion des données (CNIL, RGPD, les instructions d'archivage)
Repérer les failles et poser un diagnostic
Qu'existe
- t
- il aujourd'hui ? Établir un constat sur l'organisation individuelle ou collective des données, Réaliser un diagnostic sur le matériel utilisé (physique et numérique)
Que puis
- je faire pour proposer d'améliorer l'existant ?
Quelles sont les étapes pour instaurer une nouvelle organisation des données ?
Préparer l'organisation du classement (physique et numérique)
Effectuer l'inventaire des titres des dossiers et des fichiers
Refondre les codes et nommages des dossiers pour harmoniser les pratiques (codes thématiques, alphabétiques (AFNOR), chronologiques et variantes)
Déterminer une procédure d'organisation des informations (les données, les acteurs, les outils, les circuits)
Dresser un budget prévisionnel de la nouvelle organisation
Concevoir le plan de classement (physique et numérique)
Organiser l'arborescence (documents papier, mails, fichiers)
Organiser un rangement adapté et accessible à tous
Communiquer aux utilisateurs et les former sur la nouvelle organisation des données
Suivre et accompagner les utilisateurs
Améliorer et conduire les mesures correctives

Acquérir des outils et des méthodes pour organiser, classer et archiver de façon optimale toutes les sources d'information, en s'appuyant sur une organisation administrative adaptée à son activité
Objectifs pédagogiques
Savoir définir les objectifs à atteindre. Repérer les failles et oser un diagnostic. Préparer l'organisation du classement. Choisir une méthode de classement souple et évolutive. Structurer et titrer les dossiers. Faire un plan de classement et le diffuser. Classer sur mon ordinateur.