Les formations assistant / Assistante documentaliste

Devenir assistant documentaliste : un métier passionnant alliant compétences techniques et organisationnelles

L'assistant documentaliste occupe un rôle essentiel dans le domaine de la gestion et de l'organisation de l'information. Son travail consiste à assister dans la recherche, la collecte, le classement et la mise à disposition des documents nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise ou d'une institution. Pour mener à bien ces missions, l'assistant documentaliste doit posséder une solide culture générale, faire preuve de rigueur et de méthodologie, et disposer de bonnes compétences en communication et informatique.

Gestion de la documentation et recherche d'informations

L'assistant documentaliste est responsable de la gestion de la documentation de l'entreprise ou de l'institution pour laquelle il travaille. Il doit collecter, trier et classer les documents afin de faciliter leur recherche ultérieure. Il peut également être amené à effectuer des veilles documentaires, à mener des recherches spécifiques ou à analyser des sources d'informations afin de fournir des réponses rapides et pertinentes aux demandes des utilisateurs de la documentation.

Par exemple, il peut être chargé de trouver des informations sur un sujet précis pour alimenter un rapport, de réaliser une synthèse documentaire sur un marché dans le cadre d'une étude de faisabilité, ou encore de constituer des bibliographies sur des thématiques choisies.

Classement et archivage

L'assistant documentaliste est également responsable du classement et de l'archivage des documents. Il doit veiller à ce que les documents soient rangés de manière cohérente et accessible, en utilisant des méthodes et des outils de classement appropriés. Il peut par exemple utiliser un système de classification alphabétique, numérique ou thématique, en fonction des besoins de l'entreprise ou de l'institution.

Il doit également anticiper les besoins en matière de conservation de certains documents, et mettre en place un système d'archivage pérenne. Il doit veiller à la confidentialité et la sécurité des documents, en mettant en place des procédures adaptées.

Diffusion de l'information

En plus de collecter et de classer les documents, l'assistant documentaliste a également pour mission de diffuser l'information de manière efficace aux utilisateurs. Il peut par exemple être chargé de mettre en place une base de données documentaire en ligne, d'élaborer des journaux internes ou de réaliser des bulletins d'information réguliers. Il doit veiller à ce que l'information soit facilement accessible et à jour.

Ainsi, il peut être amené à former les utilisateurs sur les outils de recherche documentaire, à les conseiller dans leur recherche d'information, ou encore à animer des formations ou des réunions sur les thèmes documentaires.

Formation et études pour devenir assistant documentaliste

Pour accéder au métier d'assistant documentaliste, plusieurs formations sont possibles en France. Il existe des formations de différents niveaux, allant du Bac professionnel au Master, en passant par le BTS ou le DUT.

Les formations généralistes dans le domaine de la documentation et de l'information sont le BTS Métiers de l'Édition option Édition, le BTS Gestion de la PME option gestion de la documentation, le DUT Information-Communication option Métiers du livre et du patrimoine, ou encore le DUT Métiers du Multimédia et de l'Internet option Métiers de l'information et de la documentation.

Il est également possible de se spécialiser dans des domaines plus précis, tels que les archives, la gestion des bibliothèques, la documentation médicale ou juridique, en suivant des formations plus spécifiques et spécialisées. Par exemple, le DUT Gestion des entreprises et des administrations option Métiers des bibliothèques et de la documentation, ou le master Archives, patrimoine et médiations numériques.

Certaines écoles privées proposent également des formations en documentation et en gestion de l'information.

Il est également possible de se former à distance pour devenir assistant documentaliste, grâce à des formations en ligne dispensées par des organismes spécialisés.

Compétences et qualités d'un assistant documentaliste

Pour exercer avec succès le métier d'assistant documentaliste, certaines compétences et qualités sont indispensables :

• Rigueur et organisation : l'assistant documentaliste doit être méthodique, charte de façon précise et disposer d'une grande capacité organisationnelle pour gérer efficacement les documents et l'information.
• Bonne culture générale : il doit posséder une solide connaissance de différents domaines afin de comprendre et de traiter rapidement les documents.
• Compétences informatiques : l'assistant documentaliste doit maîtriser les outils de recherche documentaire, mais aussi les logiciels de gestion documentaire, les bases de données et les outils de veille et de gestion de contenu.
• Esprit d'analyse et de synthèse : il doit être capable d'analyser rapidement les sources d'informations et de synthétiser les données collectées pour répondre aux besoins des utilisateurs.
• Sens de la communication : il doit être à l'écoute des utilisateurs et être en mesure de communiquer efficacement avec eux pour comprendre leurs besoins et les conseiller dans leurs recherches documentaires.

Avantages à devenir assistant documentaliste

Devenir assistant documentaliste présente de nombreux avantages :

• Polyvalence et diversité des missions : l'assistant documentaliste travaille sur une grande variété de sujets et de documents, ce qui rend le métier particulièrement enrichissant et intéressant.
• Opportunités d'évolution : après quelques années d'expérience, l'assistant documentaliste peut évoluer vers des postes de responsable de la documentation, de gestionnaire de l'information ou de chef de projet dans des domaines liés à la gestion de l'information.
• Importance stratégique : dans un monde où l'information est devenue une ressource essentielle, l'assistant documentaliste contribue activement à la performance et à la compétitivité de l'entreprise ou de l'institution pour laquelle il travaille.
• Stabilité de l'emploi : la gestion de l'information est une fonction vitale pour les organisations, ce qui garantit une stabilité de l'emploi pour les professionnels de la documentation.

Secteur d'emploi de l'assistant documentaliste

L'assistant documentaliste peut travailler dans différents secteurs d'activité :

• Entreprises privées dans tous les secteurs d'activité
• Institutions et organismes publics (ministères, collectivités territoriales, etc.)
• Associations et organismes à but non lucratif
• Cabinets de consultations et d'expertises
• Centres de documentation et bibliothèques
• Établissements d'enseignement et de recherche
• Hôpitaux et cliniques
• Médias et maisons d'édition

Les conditions de travail peuvent varier en fonction du secteur d'activité et de la structure qui emploie l'assistant documentaliste. Cependant, en général, il travaille dans un environnement de bureau, pendant les heures de travail normales.

En ce qui concerne la rémunération, un assistant documentaliste débutant peut gagner entre 18 000 et 24 000 euros bruts par an en France. Avec une expérience de 15 ans, le salaire peut atteindre entre 25 000 et 35 000 euros bruts par an. En fin de carrière, l'assistant documentaliste peut espérer toucher entre 35 000 et 45 000 euros bruts par an selon son niveau d'expertise.

Évolution professionnelle de l'assistant documentaliste

Un assistant documentaliste débutant peut évoluer vers des postes à responsabilités, tels que :

• Responsable de la documentation : il supervise l'ensemble du service documentaire, gère les budgets et les acquisitions, et assure une veille technologique pour améliorer les outils de recherche et de gestion documentaire.
• Gestionnaire de l'information : il est responsable de la gestion de l'information au sein de l'entreprise ou de l'institution, il participe à la définition de la stratégie de gestion de l'information et propose des solutions innovantes pour améliorer la performance de l'organisation.
• Chef de projet : il gère des projets de mise en place ou d'amélioration des systèmes d'information documentaire et de gestion des connaissances.
• Formateur : il peut également se spécialiser dans la formation et l'accompagnement des utilisateurs dans l'utilisation des outils et techniques documentaires.

L'aspect technologique : une compétence clé pour l'assistant documentaliste

La maîtrise des outils et des technologies de l'information est aujourd'hui essentielle pour exercer le métier d'assistant documentaliste. En effet, l'arrivée des technologies numériques a profondément transformé le métier, notamment avec l'émergence des bases de données en ligne, des logiciels de gestion documentaire et des outils de recherche d'information. L'assistant documentaliste doit donc se former en permanence pour rester à la pointe des dernières évolutions technologiques et être en mesure d'accompagner les utilisateurs dans leur recherche d'information.

Par exemple, il peut être amené à concevoir et à administrer des bases de données documentaires en ligne, à développer des applications métiers spécifiques, à gérer des outils de veille technologique ou encore à intervenir dans la mise en place de nouvelles technologies comme l'intelligence artificielle ou la réalité virtuelle.

Conclusion

Le métier d'assistant documentaliste offre de nombreuses opportunités d'emploi dans des secteurs d'activité variés. Il allie compétences techniques et organisationnelles, en faisant appel à des qualités telles que la rigueur, l'organisation, les compétences informatiques et un bon sens de la communication. Il offre également des perspectives d'évolution intéressantes pour ceux qui souhaitent prendre des responsabilités ou se spécialiser dans des domaines plus spécifiques.