Les formations record manager

Les record managers : professionnels de l'organisation et de la gestion des archives

Le métier de record manager suscite depuis quelques années un intérêt grandissant de la part des personnes à la recherche d'une carrière alliant rigueur, organisation et gestion de l'information. Cette profession, qui consiste à organiser, classer et gérer les archives et les documents au sein d'une entreprise, revêt une importance cruciale dans le bon fonctionnement des organisations. Dans cet article, nous explorerons plus en détail ce métier passionnant, les formations disponibles en France pour accéder à cette profession, les compétences requises, les avantages de cette carrière, les opportunités d'évolution et l'importance du record management dans le monde du travail.

Les activités du record manager

Le record manager est responsable de la gestion des archives d'une entreprise. Ses activités sont variées et consistent principalement à :

• Collecter et répertorier les documents de l'entreprise (factures, contrats, dossiers clients, etc.) en utilisant des méthodes de classement adaptées ;
• Assurer la conservation et la préservation des archives dans des conditions optimales ;
• Développer des procédures d'archivage et de classement pour faciliter la recherche et la consultation des documents ;
• Superviser le respect des normes légales liées à la conservation des documents ;
• Mettre en place des outils informatiques permettant une gestion électronique des archives ;
• Former les collaborateurs à la bonne utilisation des procédures et outils mis en place ;
• Effectuer des recherches et fournir des documents sur demande ;
• Procéder à des déclarations d'élimination de documents devenus obsolètes ou non conformes aux lois en vigueur.

Par exemple, un record manager pourrait être amené à réaliser une mission de mise en place d'un système d'archivage électronique au sein d'une entreprise. Il devra tout d'abord analyser les besoins spécifiques de l'entreprise, puis choisir les logiciels adéquats, former les collaborateurs à leur utilisation et mettre en place un plan de gestion électronique des documents. Son travail garantira une meilleure efficacité dans la recherche et la consultation des archives, tout en respectant les règles de confidentialité.

Les formations pour devenir record manager

En France, plusieurs parcours de formation permettent d'accéder au métier de record manager. Ces formations sont proposées à différents niveaux de qualification, allant du CAP aux diplômes de niveau bac+5.

Voici quelques exemples de formations pouvant mener à ce métier :

• Le CAP "Gestion des documents d'archives" permet d'acquérir les bases de la gestion des archives et des fonds documentaires.
• Le BTS "Métiers du livre - option archives" forme des professionnels capables de maîtriser les techniques archivistiques, tant sur le plan théorique que pratique.
• La licence "Métiers de l'information et des bibliothèques" offre une formation plus généraliste dans le domaine de la gestion de l'information, avec une spécialisation possible en archivistique.
• Le master "Archivistique" permet d'approfondir les connaissances dans le domaine de la gestion des archives, avec une ouverture sur les aspects numériques et électroniques.

Il existe également des formations dispensées par des écoles et organismes de formation privés, souvent plus spécifiques et axées sur des technologies et méthodes d'archivage spécifiques.

Il est à noter que certaines formations peuvent être suivies en ligne, ce qui permet une plus grande flexibilité pour les personnes souhaitant se former au métier de record manager tout en continuant leur activité professionnelle.

Les compétences et qualités d'un record manager

Pour exercer le métier de record manager, plusieurs compétences et qualités sont requises :

• Une excellente organisation et rigueur afin de gérer efficacement les flux de documents et les classements ;
• De bonnes connaissances en archivistique et maîtrise des outils et logiciels d'archivage ;
• Une bonne capacité d'analyse pour comprendre les besoins spécifiques de l'entreprise ;
• Un sens du relationnel développé pour collaborer avec les différents services de l'entreprise et répondre aux demandes des utilisateurs ;
• Une grande discrétion et confidentialité pour garantir la protection des informations sensibles ;
• Un esprit de synthèse pour restituer les informations demandées de manière claire et précise ;
• Une aptitude à travailler en équipe afin de coordonner les activités avec les collaborateurs ;
• Une ouverture aux nouvelles technologies pour maîtriser les outils de gestion électronique des documents.

Chacune de ces compétences contribue à la réussite d'un record manager dans l'exercice de ses fonctions et permet d'assurer une bonne gestion des archives au sein de l'entreprise.

Les avantages de devenir record manager

Devenir record manager offre de nombreux avantages tant sur le plan personnel que professionnel. Voici quelques raisons qui poussent les personnes à choisir cette carrière :

• Un métier en constante évolution avec l'essor des technologies de l'information et de la gestion documentaire ;
• Une grande variété des tâches, chaque projet étant unique ;
• Des opportunités d'emploi intéressantes dans différents secteurs d'activité (entreprises publiques ou privées, administrations, associations, etc.) ;
• La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement de l'entreprise en assurant la pérennité et la bonne gestion des archives ;
• Des perspectives de spécialisation et d'évolution dans des postes à responsabilités.

En choisissant ce métier, les personnes passionnées par l'organisation et la bonne gestion de l'information auront la satisfaction de jouer un rôle clé dans la structuration et la valorisation des archives au sein des organisations.

Le secteur d'emploi et la rémunération des record managers

Les record managers peuvent exercer leur métier dans une grande variété de secteurs d'activité, aussi bien dans le secteur privé que public. Les principales structures employant des record managers comprennent :

• Les grandes entreprises, qui gèrent des quantités importantes de documents au quotidien ;
• Les administrations publiques, qui doivent respecter des règles strictes de conservation des documents ;
• Les cabinets d'avocats, qui ont besoin de gérer et d'archiver de nombreux dossiers ;
• Les entreprises spécialisées dans le record management, fournissant des services d'archivage externalisés.

Concernant la rémunération, celle-ci varie en fonction de l'expérience et du secteur d'activité. En début de carrière, un record manager peut prétendre à un salaire autour de 25 000 € brut par an. Avec 15 ans d'expérience, le salaire peut atteindre les 40 000 € brut par an, et en fin de carrière, il peut dépasser les 50 000 € brut par an.

Les évolutions possibles pour un record manager débutant

Un record manager débutant peut se voir offrir différentes opportunités d'évolution de carrière. Parmi les parcours professionnels possibles, on peut citer :

• Responsable du service archives, en supervisant une équipe de record managers et en veillant à la gestion globale des archives au sein d'une structure ;
• Consultant en records management, en travaillant pour des entreprises externes pour les aider à mettre en place des procédures de gestion des archives ;
• Directeur de service documentaire ou responsable de centre de documentation, en élargissant ses compétences à la gestion de l'information au sens large.

Ces évolutions permettent aux record managers de diversifier leurs compétences et de prendre part à des projets plus larges autour de la gestion de l'information et des documents.

L'importance du record management dans le monde professionnel

Le record management revêt une importance cruciale dans le monde professionnel. En effet, une bonne gestion des archives permet notamment de :

• Faciliter le travail quotidien des collaborateurs en leur fournissant un accès rapide aux informations nécessaires ;
• Réduire les risques liés à la perte ou à la divulgation d'informations confidentielles ;
• Assurer la conformité réglementaire en respectant les obligations légales en matière d'archivage ;
• Optimiser la prise de décision grâce à des données fiables et à jour ;
• Promouvoir la transparence et la traçabilité des actions de l'entreprise.

De nos jours, où les entreprises sont de plus en plus confrontées à un flux important de documents, la fonction de record manager est essentielle pour garantir la bonne gestion des archives et le bon fonctionnement de l'organisation.

En conclusion, le métier de record manager offre de nombreuses opportunités de carrière pour ceux qui sont passionnés par la gestion de l'information et qui souhaitent mettre en place des procédures de classement et d'archivage efficaces. Avec des formations adaptées et une utilisation efficiente des nouvelles technologies, les record managers jouent un rôle essentiel dans la préservation et la valorisation du patrimoine documentaire des entreprises.