Secrétaire Assistant(e) (SA) par ARFP / CRM - APP Mulhouse

Etre capable d'organiser matériellement les réunions et les déplacements. Savoir rédiger certains courriers (notes, courriels) avec ou sans consignes. Connaître et assurer (en fonction de l'activité du service) :
- le suivi administratif des opérations commerciales (achats/ventes)- le suivi administratif du personnel (congés et absences)- le suivi des statistiques du service (tableaux et graphiques) Maîtriser la gestion du temps en coordonnant l'agenda de son responsableet/ou des personnes du service.

Le/la secrétaire
- assistant(e) occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales pour le bon fonctionnement du service ou de la structure.Il/elle traite, organise et partage l'information à l'aide des outils bureautiques et de l'environnement web. Il/elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administative puisqu'il/elle est très souvent chargé(e) de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.Rattaché à un chef de service ou à un responsable d'entreprise, le métier de secrétaire
- assistant(e) nécessite une grande polyvalence.
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de l'entreprise et la hiérarchie et inversement
- Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les emails
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés
- Tenir à jour l'agenda du service et de la hiérarchie
- Préparer les déplacements des collaborateurs
- Organiser des réunions, des colloques et autres meetings
- Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes
- rendusLe/la secrétaire
- assistant(e) doit maîtriser parfaitement le français écrit, être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles il/elle participe.Le/la secrétaire
- assistant(e) est en contact permanent avec les employés et dirigeants de l'entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures à la structure. Il/elle doit posséder d'excellentes qualités de communication.Le métier de secrétaire
- assistant(e) demande une parfaite maîtrise des outils bureautiques.