Les formations auxiliaire de bureau

Auxiliaire de bureau : un métier clé dans le monde professionnel

La diversité des activités d'un auxiliaire de bureau

L'auxiliaire de bureau est une personne qui exerce une variété d'activités au sein d'une entreprise ou d'un organisme. Son rôle premier est d'assister les différents services dans leurs tâches administratives et de seconder les responsables dans la gestion quotidienne des dossiers et des formalités.

Concrètement, un auxiliaire de bureau peut être amené à classer et archiver des documents, traiter les courriers, établir des devis, gérer les agendas des différents collaborateurs, prendre en charge la rédaction des comptes rendus de réunions, éventuellement participer à l'organisation des événements ou des déplacements professionnels.

Prenons par exemple la mission suivante : un auxiliaire de bureau peut être chargé d'organiser et de coordonner un salon professionnel pour l'entreprise. Il devra alors s'occuper de la réservation des stands, de la planification du déroulement de l'événement, de la gestion des invitations, de la logistique sur place et de la communication autour de l'événement.

Les formations pour devenir auxiliaire de bureau

Pour exercer le métier d'auxiliaire de bureau, il est préférable d'obtenir une formation spécifique en secrétariat ou en administration. Plusieurs parcours de formation sont possibles :

• Le BTS Assistant de gestion PME-PMI^[1]
• Le Titre professionnel Assistant(e) de direction^[2]
• La Licence Professionnelle Administration et gestion des entreprises
• La formation certifiante en secrétariat médical ou juridique

Ces formations peuvent être dispensées dans des écoles spécialisées ou des organismes de formation privés. Bonne nouvelle : il est même possible de suivre une formation à distance, ce qui facilite son accès pour ceux qui ont des contraintes de temps ou de lieu.

Les compétences et qualités requises

Pour devenir un bon auxiliaire de bureau, certaines compétences et qualités sont indispensables :

• Une aisance en communication écrite et orale
• Une organisation rigoureuse et un sens des priorités
• Une maîtrise des outils informatiques et du pack Office
• Un bon relationnel pour collaborer avec différentes personnes
• Une discrétion et une confidentialité exemplaires
• Une réactivité face aux imprévus et aux nouvelles demandes
• Une capacité d'adaptation à différents environnements de travail

Toutes ces compétences et qualités sont essentielles pour assurer la polyvalence attendue dans ce métier.

Les avantages de ce métier

Devenir auxiliaire de bureau présente de nombreux avantages :

• De multiples opportunités d'emploi dans différents secteurs d'activité
• Une évolution de carrière possible vers des postes à plus haute responsabilité
• Un métier en constante évolution avec les évolutions technologiques
• Des horaires de travail généralement stables et réguliers
• La possibilité d'exercer en tant qu'indépendant ou en tant que salarié

Le secteur dans lequel travaille un auxiliaire de bureau

Les auxiliaires de bureau peuvent exercer dans différents types de structures :

• Entreprises privées de toutes tailles
• PME-PMI
• Grands groupes
• Artisans
• Organismes publics
• Hôpitaux

Quant aux conditions de travail, elles peuvent varier en fonction du secteur et du poste occupé. Généralement, les horaires sont réguliers et de jour, du lundi au vendredi. Ils peuvent toutefois varier, notamment dans le domaine médical ou lors de missions nécessitant des déplacements.

En termes de rémunération, un auxiliaire de bureau débutant peut souvent prétendre à un salaire aux alentours du SMIC, qui évolue en fonction de l'expérience et des responsabilités. Il est également possible, au fur et à mesure des années d'expérience, de bénéficier de primes et d'avantages sociaux tels que la mutuelle d'entreprise.

L'évolution de carrière

Le métier d'auxiliaire de bureau offre des perspectives d'évolution intéressantes :

• Secrétaire
• Assistant(e) de direction
• Assistant(e) administratif(ve)
• Responsable administratif(ve)

L'importance des nouvelles technologies dans le métier

Dans le monde professionnel actuel, la maîtrise des nouvelles technologies est essentielle pour un auxiliaire de bureau. En effet, les outils informatiques et les logiciels spécifiques font désormais partie intégrante de son quotidien. Grâce à eux, il est possible d'automatiser certaines tâches, de faciliter l'organisation et la gestion des dossiers, tout en garantissant la sécurité des données. Un exemple pertinent est l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique des documents, permettant de fluidifier les processus et de réduire les erreurs.

Note

• Formation BTS Assistant de gestion PME-PMI - Durée de la formation : 2 ans
• Titre professionnel Assistant(e) de direction - Durée de la formation : variable selon l'organisme de formation choisie