Titre professionnel secrétaire assistant par GRETA HAUTE-SAONE/NORD FRANCHE-COMTE (HSNFC) - SIEGE

Tronc commun de polyvalence de 9 modules : 595 hModule accueil : 35 h
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Standard téléphonique
- Accueil physique Module bureautique et secrétariat : 169 h
- Gestion du personnel (mouvement des stagiaires au sein de l'EEP)- Travaux de frappe (liés à l'activité de l'EEP)- Gestion du stock de fournitures de bureau
- Tâches administratives de l'EEPModule comptabilité : 119 h
- Facturation
- Salaires
- Déclarations fiscales et sociales
- Tenue des comptes bancaires
- Enregistrements comptables
- Règlements, encaissements
- Gestion des stocksModule commercial (import / export) : 102 h
- Achats et ventes : commandes, livraisons, transport, tarifs, actions commerciales, promotions, dossiers clients et fournisseurs, devis, relations avec le service comptableModule communication professionnelle : 102 h
- Français et communication
- Anglais Module ressources humaines : 34 hModule techniques de recherche d emploi : 34 h Module conseil en image : 8 hModule développement durable : 4 h Module lutte contre les discriminations : 4 hParcours de spécialisation : 210 h
- commerciale
- ou comptable
- ou médicale

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également
des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant
contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en
valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension
relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.Il facilite
le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des
dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents
tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce
à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la
recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le
classement et l'archivage physiques et numériques.Il assiste
l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels
multicanaux, en gérant la prise de rendez
- vous et la tenue des agendas
ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.Au sein du
service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou
les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface
entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes
d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées
et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt
de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en
produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.Selon
l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du
personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités
d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses
conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information
d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en
charge de manière agile les travaux des collègues des différents
secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service,
nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son
environnement.Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la
langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des
demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant
exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui
varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise.
L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre
initiative.La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne
des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une
appréciation et une gestion des urgences et priorités.L'essentiel de
l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils
numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution
technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation
des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si
l'amplitude des horaires de