Les formations en secrétariat

Travailler dans le secteur du secrétariat : Orientation professionnelle et formations

Le secteur du secrétariat : diversité des activités et acteurs

Le secteur du secrétariat regroupe un ensemble d'activités essentielles au bon fonctionnement des entreprises, des institutions publiques, des associations et même des professions libérales. Les professionnels du secrétariat jouent un rôle clé dans la gestion administrative et la coordination des tâches quotidiennes. Ils sont souvent en première ligne pour assurer la communication interne et externe de leur structure, gérer les plannings, organiser les déplacements, rédiger les courriers, et bien plus encore.

Les entreprises de secteur du secrétariat peuvent être de tailles variées, allant de grandes entreprises à des TPE ou PME, en passant par des associations, des cabinets médicaux, des études d'avocats, des mairies, des écoles, etc. Les acteurs principaux sont les secrétaires, les assistants administratifs, les télésecrétaires, et toute personne en charge du support administratif.

Parmi les activités du secteur, on peut citer la gestion de l'agenda et des rendez-vous, la rédaction de courriers, la saisie et la mise en forme de documents, la gestion des emails, l'accueil téléphonique, l'organisation d'événements, le suivi des dossiers, la gestion des fournitures de bureau, etc.

Par exemple, l'entreprise "Secrétariat +", spécialisée dans le secrétariat externalisé pour les PME, propose à ses clients la gestion complète de leur secrétariat à distance. Ses activités incluent la permanence téléphonique, la gestion des agendas, la rédaction de comptes-rendus de réunions, la frappe de documents et la gestion des emails.

Les métiers du secteur du secrétariat

Le secteur du secrétariat offre une diversité de métiers, allant des plus traditionnels comme assistant administratif aux plus spécifiques comme télésecrétaire.

• Assistant administratif : il assure le support administratif d'une équipe ou d'un manager, en gérant les plannings, les déplacements, la gestion des appels et des courriers, la saisie de données, etc.
• Secrétaire administratif de collectivité territoriale : il assure la gestion administrative au sein d'une mairie ou d'une collectivité territoriale, en traitant les dossiers, en organisant les réunions, en rédigeant les comptes-rendus, etc.
• Secrétaire d'administration scolaire et universitaire (SASU) : il exerce des tâches administratives spécifiques au milieu de l'éducation, en gérant les inscriptions, les emplois du temps, les relations avec les élèves et les familles, etc.
• Secrétaire polyvalent : il est capable d'assurer une grande variété de tâches administratives, allant de la gestion de l'accueil à la rédaction de documents en passant par la gestion des plannings.
• Télésecrétaire : il assure le secrétariat à distance pour des professionnels ou des entreprises, en gérant les appels, les emails, les prises de rendez-vous, etc.

Les formations et diplômes pour travailler dans le secrétariat

Pour exercer dans le secteur du secrétariat, plusieurs formations et diplômes sont possibles :

• BEP/CAP Secrétariat
• Bac Professionnel Gestion-Administration
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI
• BTS Support à l'Action Managériale (SAM)
• Licence Professionnelle Métiers de l'Assistanat

Ces formations enseignent des compétences en communication, en organisation, en bureautique, en gestion administrative, en accueil, etc. Elles peuvent durer de quelques mois à quelques années, selon le niveau d'études choisi.

Le poids économique du secteur du secrétariat

Le secteur du secrétariat emploie un grand nombre de professionnels à travers la France. Il regroupe des entreprises de toutes tailles, des secrétariats externalisés, des associations, des collectivités, etc. Il contribue de manière significative à l'efficacité de nombreuses organisations.

Les niveaux de rémunérations dans le secteur du secrétariat

Les niveaux de rémunérations dans le secteur du secrétariat varient en fonction du métier, de l'expérience, des responsabilités et des qualifications du professionnel. Ils peuvent aller de salaires au SMIC pour les débuts de carrière à des rémunérations plus attrayantes pour les profils expérimentés ou spécialisés.

L'évolution possible dans le secteur du secrétariat

Les professionnels du secteur du secrétariat peuvent envisager plusieurs évolutions de carrière, en restant dans le domaine de l'assistanat ou en se reconvertissant vers d'autres secteurs connexes. Par exemple, un assistant administratif expérimenté peut évoluer vers un poste de responsable administratif, de chef de projet, voire se diriger vers les ressources humaines en valorisant son expérience en gestion des plannings et des dossiers.

Les atouts de la digitalisation pour le secrétariat

Avec la digitalisation croissante des entreprises, les professionnels du secrétariat doivent aujourd'hui maîtriser les outils numériques et informatiques pour être performants dans leurs missions. La connaissance des logiciels de gestion, de communication et de traitement de données est devenue un atout majeur pour évoluer dans le secteur du secrétariat. Par exemple, la maîtrise des logiciels de gestion de projet permet à un secrétaire polyvalent d'optimiser ses tâches et de gagner en efficacité.

Optimiser la qualité de service par la formation continue

La formation continue est un levier essentiel pour maintenir et développer les compétences des professionnels du secrétariat. En se formant régulièrement aux nouvelles technologies, aux évolutions légales et aux bonnes pratiques du métier, les secrétaires et assistants administratifs renforcent leur employabilité et contribuent activement à la qualité de service au sein de leur structure. Par exemple, une formation sur les dernières fonctionnalités des logiciels de bureautique peut permettre à un secrétaire d'optimiser ses rapports et sa communication écrite, améliorant ainsi la satisfaction des clients internes et externes.