Management de projet événementiel par ADAM Cécilia - e-CCo

I. Communication événementielle : déterminer la/les manifestation(s) et leurs objectifs
- Sélectionner le(s) type(s) d'événement(s) potentiel(s) : quel événement correspond le mieux à l'objectif de l'entreprise ? Quels bénéfices attendre selon l'événement choisi ?
- Valider l'opportunité de monter un événement : quand ? où ? avec qui (équipe interne/externe) ?
- Les différents types de manifestations : congrès
- symposium / séminaire / kick off ( lancement ) : de produit, service / convention / salon professionnel / événement grand public / événement corporate / soirée
- cocktail / petit déjeuner d'entreprise / relations presse et relations publiques...
- Identifier les enjeux et les retours attendus :
- définir les cibles
- définir les objectifs
- Évaluer le budget :
- coûts matériels
- coûts humains
II. Préparer sa manifestation
- Identifier et gérer les contraintes matérielles / logistiques
- Définir une liste d'intervenants / prestataires
- Repérer un lieu adéquat : les conditions de succès
- Établir un rétro
- planning des actions de communication événementielle
III. Réussir sa communication autour de l'événement
- Préparer et envoyer les invitations (en interne / externe)
- Établir un suivi des réponses et relancer
- Choisir les bons supports : les documents à remettre aux participants
- Sélectionner les produits/services à présenter
- Check list : vérifier avant le jour J
- la signalétique
- l'agencement
- l'accueil...
IV. Vivre le jour J : être acteur de l'événement
- Recevoir les intervenants
- Accueillir les invités ou visiteurs
- Se rendre disponible pour prendre en compte les demandes particulières
- Assurer les relations publiques
- Assumer son rôle de coordinateur auprès des représentants de l'entreprise
V. Évaluer les retombées de l'événement
- Mesurer les retombées en terme d'image / les retombées commerciales : quel outils de mesure ?
- Consolider sa base de données en vue d'une suite
- Préparer une suite / améliorer l'événement, sa préparation, son suivi
- Valoriser l'événement en interne

- Déterminer la ou les manifestation(s) adaptée(s) à son domaine d'activité
- Se fixer des objectifs professionnels précis
- Jour J : réussir sa communication événementielle
- Maîtriser l'utilisation des nouvelles technologies dans son projet
- Savoir évaluer et utiliser les retombées de l'événement