Titre professionnel Secrétaire assistant(e) par Exoformations

L’emploi de secrétaire-assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaire-assistant(e) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il (elle) assure la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. Il (elle) effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques.
Le (la) secrétaire-assistant(e) contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques.
Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
Il (elle) assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
Le (la) secrétaire-assistant(e) peut être amené(e) à remplacer un(e) autre secrétaire pendant son absence, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
Selon l’activité de l’entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales – achats et ventes – et le suivi administratif courant du personnel.

CCP 1 - ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE.

Produire des documents professionnels courants.
Rechercher et communiquer des informations.
Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.
Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités

CCP 2 - REALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIFFERENTES FONCTIONS DE L'ENTREPRISE

Assurer l'administration des achats et des ventes.
Assurer l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants.
Assurer le suivi administratif courant du personnel.
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.