Piloter un projet événementiel par EFE formation

Les fondamentaux
- Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
- Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l'entreprise
- Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d'activité
Exercice d'application : identification de son rôle dans l'organisation d'un événement
Les objectifs de la manifestation
- Choisir le type d'événement à organiser
- Identifier les enjeux et les retours attendus
- Mise en place d'un tableau de bord précisant les objectifs
- Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget
Exercice d'application : construction d'un tableau de bord, définition d'indicateurs et création d'un budget
La phase de préparation de l'événement
- Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
- Établir un rétroplanning
- Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
- Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
- Présenter un brief à une agence d'événementiel, rédiger un cahier des charges
- Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
- Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l'organisation de l'événement
Exercice d'application : construction d'un rétroplanning et d'un cahier des charges
La communication sur l'événement et autour de celui
- ci
- Vérifier la mise à jour du fichier cible
- Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
- Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
- Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
- Penser à la signalétique, l'agencement, l'accueil, la coordination des livraisons...
- Pilotage du budget et du rétroplanning
Exercice d'application : élaboration d'un plan de communication d'événement
Le jour de l'événement : être responsable
- Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
- Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
- Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
- Superviser la clôture de l'événement
Le bilan de l'événement : retombées
- Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
- Analyser le retour des participants via le questionnaire d'évaluation
- Mettre à jour sa base de données et établir un plan d'action post
- événement
- Valoriser l'événement en interne
Exercice d'application : à partir d'un cas concret, mise en place d'un plan d'action et de présentation pour valoriser un événement

- Identifier toutes les étapes pour préparer une manifestation ou un événement
- Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement
- Capitaliser en interne et à l'extérieur autour de cette manifestation professionnelle