Outlook niveau opérationnel par Agiss Formation

L’interface Outlook

Utiliser le volet de navigation (courrier, calendrier, contacts, tâches, notes, dossiers) – Consulter la page « Outlook aujourd’hui » – Ajuster les réglages du volet de lecture – Afficher la barre des tâches – Personnaliser le ruban et la barre d’outils Accès Rapide – Travailler en mode hors connexion – Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau

Atelier : Programmer un message d’absence
La Messagerie Outlook

Définir les options de suivi des messages (catégories, accusé de lecture/réception, envoi différé, drapeaux, boutons de vote) – Rappeler un message envoyé – Gérer l’affichage (mise en forme conditionnelle / ajout de colonnes) – Exploiter les insertions automatiques – Mettre en place des alertes et règles de gestion des messages – Classer, trier et archiver les messages – Utiliser les outils de recherche et les dossiers de recherche – Paramétrer les actions rapides – Créer et utiliser les signatures – Exploiter la fonction courriers indésirables (expéditeurs bloqués et approuvés)

Atelier : Créer une règle de classement automatique des messages – Créer une réponse type à message – Créer un dossier de rechercher pour les messages avec pièce jointe
Les Contacts dans Outlook

Créer un contact et y stocker des informations – Créer un groupe de contacts – Rechercher/utiliser un contact ou groupe de contacts – Transmettre un contact à un tiers

Atelier : Créer un groupe de contacts et leur adresser un message
Le Calendrier Outlook

Créer et modifier des rendez-vous – Organiser une réunion avec ou sans périodicité et gérer les réponses afférentes – Consulter le calendrier et modifier les options d’affichage du calendrier – Ajouter les numéros de semaine et les jours fériés – Partager son calendrier

Atelier : Organiser une réunion avec récurrence et assurer un suivi
Les Tâches dans Outlook

Créer/modifier une tâche – Utiliser les rappels – Créer une tâche récurrente – Accepter/refuser une tâche – Affecter une tâche à un tiers – Récupérer une tâche – Consulter/suivre les tâches en-cours ou terminées.

Atelier : Créer une tâche et l’assigner à un interlocuteur
Les Notes dans Outlook

Créer une note – Assigner une catégorie – Transférer une note à 1 interlocuteur

Atelier : Créer une note et l’envoyer par e-mail
Déléguer dans Outlook

Déléguer un module d’Outlook – Ouvrir un module délégué – Utiliser un calendrier délégué – Exploiter l’option “privé” dans les contacts, les tâches et les rendez-vous

Atelier : Mettre en place une délégation de messagerie envers un collègue

A l’issue de la formation, vous aurez la capacité de :

Exploiter de façon optimale les fonctionnalités de messagerie
Organiser votre activité professionnelle grâce au calendrier et aux tâches
Utiliser les notes et le module de délégation