Outils Collaboratifs Outlook, Teams, Onedrive par Agiss Formation

TEAMS : COLLABORER AVEC SES COLLÈGUES
Introduction

Connaître les différences entre les versions « Web », « Application » et « Mobile » de Teams.
Interface teams

Utiliser les barres de menu horizontale et verticale – Le menu utilisateur – Consulter l’aide.
Atelier : Ajouter une image de profil et passer le statut en « occupé »
Activité

Suivre le flux d’actualités – Consulter l’historique de « mon activité » – Filtrer l’activité – Ajuster les Paramètres de Notification selon ses besoins.
Atelier : Filtrer le flux afin de n’afficher que les mentions personnelles
Equipes dans Teams

Créer une équipe (privée ou à l’échelle de l’organisation) – Ajouter des membres/invités à une équipe – Attribuer une image à une équipe – Gérer les rôles des utilisateurs – Utiliser des canaux d’équipe (utilité, créer, fichiers, membres) – Publier dans un canal ou une équipe
Atelier : Créer un canal, y ajouter des membres et faire une publication avec mention

Conversations et Appels

Publier ou converser – Démarrer, répondre à une conversation –Appels audio/vidéo.
Atelier : Envoyer un message direct contenant un lien à un interlocuteur via l’outil Conversation
Calendrier et réunions avec Teams

Planifier une réunion (via Teams ou Outlook) – Modifier/gérer une réunion planifiée – Démarrer une réunion immédiate – Utiliser les fonctionnalités de réunion (partage écran, lever la main, notes de réunion, effets d’arrière-plan, options, enregistrer une réunion)
Atelier : Planifier une réunion Teams avec périodicité dans un canal
Les Fichiers dans Teams

Mettre des dossiers ou fichiers à disposition – Gérer des fichiers – Ajouter du stockage cloud (Google Drive/Dropbox) – Co-éditer un fichier dans Teams (Word, Excel et PowerPoint Online)
Atelier : Charger un document PDF et le convertir en onglet
ONEDRIVE : STOCKER ET PARTAGER DES DOSSIERS/FICHIERS
Introduction

Appréhender le concept du Cloud – Accéder au stockage local et en ligne – Synchronisation
Découvrir l’interface en ligne

Utiliser le volet de navigation (récents, corbeille, partagés) – Gérer la liste des fichiers/dossiers – Utiliser la barre d’outils – Modifier l’affichage (modes d’affichage liste, liste compacte, vignettes) – Utiliser la zone de recherche – Consulter les propriétés dans le volet d’informations
Atelier : Charger des images dans un dossier et passer l’affichage en mode « vignettes »
Créer et gérer ses dossiers et fichiers

Créer une arborescence de fichiers – Créer un fichier Word, Excel ou PowerPoint – Charger un fichier ou un dossier – Gérer ses fichiers (sélectionner, ouvrir, éditer en ligne, déplacer, aperçu, supprimer, télécharger, historiques des versions) – Utiliser la corbeille principale ou secondaire
Atelier : Récupérer un fichier supprimé dans la corbeille secondaire
Partager ses fichiers ou dossiers

Créer un lien de partage pour un dossier ou un fichier – Partager avec des collègues ou interlocuteurs externes – Visualiser, modifier ou révoquer des autorisations de partage
Atelier : Effectuer un partage de dossier et donner accès à des personnes spécifiques
OneDrive en local

Suspendre/réactiver la synchronisation – Libérer de l’espace en local
Atelier : Nettoyer le dossier OneDrive en libérant de l’espace selon les consignes
OUTLOOK : COMMUNIQUER ET ORGANISER MON ACTIVITE AVEC MES INTERLOCUTEURS EXTERNES
La Messagerie

Connaître les interfaces des versions « Application » et « Webmail » d’Outlook. Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau. Mettre en place des règles de gestion des messages. Définir les options de suivi et d’envoi d’un message (accusé de lecture, envoi différé, catégories, drapeaux).
Atelier : Créer une règle de classement automatique des messages
Le Calendrier

Créer et modifier des rendez-vous – Organiser une réunion avec ou sans périodicité et gérer les réponses afférentes – Consulter le calendrier et modifier les options d’affichage du calendrier. Partager son calendrier.
Atelier : Organiser une réunion avec récurrence et assurer un suivi
Les Tâches sur Outlook

Modifier ou créer une tâche – Utiliser les rappels – Créer une tâche récurrente –Accepter/refuser une tâche – Affecter une tâche à un tiers – Récupérer une tâche – Consulter/suivre les tâches en-cours ou terminées.
Atelier : Créer une tâche et l’assigner à un interlocuteur
Les Contacts sur Outlook

Créer un contact et y stocker des informations – Créer un groupe de contacts – Rechercher/utiliser un contact ou groupe de contacts – Transmettre un contact à un tiers

Evaluation : Créer un groupe de contacts et leur adresser un message

A l’issue de la formation, vous aurez la capacité de :

Utiliser le logiciel Teams dans votre activité professionnelle quotidienne pour communiquer avec vos collaborateurs dans un espace de travail sous Microsoft 365
Gérer le partage et le stockage des fichiers dans Teams et OneDrive
Adapter votre utilisation de l’outil Outlook en interaction avec Teams