Les formations responsable des services généraux et administratifs

Le métier de responsable des services généraux et administratifs

Le métier de responsable des services généraux et administratifs est un rôle essentiel dans une entreprise. Ce professionnel est chargé d'organiser et de superviser les différents services de l'entreprise, tels que la gestion des locaux, l'approvisionnement en fournitures, la gestion du parc automobile, la gestion des contrats de maintenance, la sécurité et la santé au travail, et la gestion administrative. Il assure le bon fonctionnement de tous ces départements, en veillant à ce que les ressources nécessaires soient disponibles et à ce que les normes et les règlements en vigueur soient respectés.

La gestion des locaux

L'une des principales tâches d'un responsable des services généraux et administratifs est la gestion des locaux de l'entreprise. Cela comprend la location ou l'achat de nouveaux bureaux, la coordination des aménagements et des travaux d'entretien, ainsi que la gestion des services techniques tels que l'électricité, la plomberie et la climatisation.

Un bon exemple concret de mission à laquelle peut être confronté un responsable des services généraux et administratifs est la rénovation des bureaux. Dans ce cas, il devra organiser les travaux, négocier avec les fournisseurs, s'assurer du respect des normes de sécurité et de qualité, et coordonner les différents intervenants pour s'assurer que les travaux sont terminés dans les délais et conformément au budget établi.

L'approvisionnement en fournitures

Un autre aspect important de ce métier est la gestion de l'approvisionnement en fournitures. Il est essentiel pour une entreprise de disposer des fournitures nécessaires à son fonctionnement quotidien. Cela inclut les fournitures de bureau, les produits d'entretien, les équipements de sécurité, etc. Le responsable des services généraux et administratifs est responsable de la gestion des stocks et de la passation des commandes pour s'assurer que les employés disposent des ressources nécessaires pour effectuer leur travail.

Par exemple, si une entreprise décide de déménager dans de nouveaux bureaux, le responsable des services généraux et administratifs devra s'assurer que tout est prêt à temps, y compris l'achat de nouveaux meubles et la livraison des fournitures nécessaires dès le premier jour.

La gestion du parc automobile

Dans les entreprises disposant d'un parc automobile, le responsable des services généraux et administratifs est responsable de la gestion de ces véhicules. Cela peut inclure l'achat, l'entretien, l'assurance et la gestion des contrats de location.

Un exemple concret de mission serait la gestion d'une flotte de véhicules utilisés par des commerciaux. Le responsable des services généraux et administratifs devra s'assurer que les véhicules sont bien entretenus, que les assurances sont à jour et que les contrats de location sont renouvelés au besoin. Il devra également être capable de gérer des situations d'urgence, comme un accident ou une panne, en coordonnant les services nécessaires pour résoudre rapidement le problème.

La gestion des contrats de maintenance

La gestion des contrats de maintenance est également une partie importante du travail d'un responsable des services généraux et administratifs. Il est responsable de négocier et de superviser les contrats avec les fournisseurs externes de services tels que l'entretien des équipements, la maintenance des installations et la sécurité.

Par exemple, si une entreprise souhaite mettre en place un nouveau système de sécurité, le responsable des services généraux et administratifs sera responsable de trouver le bon fournisseur, de négocier le contrat et de superviser l'installation du système. Il devra également s'assurer que les services de maintenance sont en place pour garantir que le système fonctionne correctement.

La gestion de la sécurité et de la santé au travail

Un autre volet important de ce métier concerne la gestion de la sécurité et de la santé au travail. Le responsable des services généraux et administratifs est responsable de veiller à ce que l'entreprise respecte les réglementations en vigueur en matière de santé et de sécurité au travail, en mettant en place des procédures et des réglementations internes adéquates.

Un exemple concret pourrait être la mise en place d'un programme de formation à la sécurité pour les employés d'une entreprise. Le responsable des services généraux et administratifs devra identifier les besoins de formation spécifiques, organiser des sessions de formation et s'assurer que les employés sont conscients des règles et des procédures en matière de sécurité.

La gestion administrative

Enfin, un responsable des services généraux et administratifs est généralement responsable de la gestion administrative de l'entreprise. Cela peut inclure la gestion des archives, la gestion des contrats, le suivi des dépenses et la gestion des ressources humaines.

Par exemple, le responsable des services généraux et administratifs sera responsable de l'organisation et de la gestion des archives de l'entreprise, en veillant à ce que les documents soient stockés de manière appropriée et à ce qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin. Il peut également être responsable du suivi des contrats, de l'élaboration de rapports financiers et de la gestion des procédures administratives telles que les demandes de congé, etc.

Pour devenir responsable des services généraux et administratifs, il est généralement nécessaire d'avoir suivi une formation adaptée. Il existe différentes formations et parcours d'études en France qui permettent de se spécialiser dans ce domaine.

Les formations spécialisées

Plusieurs formations spécialisées existent pour former des professionnels aux métiers de responsable des services généraux et administratifs. Parmi elles, on trouve :

• Le BTS Gestion de la PME
• Le BTS Support à l'Action Managériale
• Le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations
• La Licence professionnelle Management des Services
• Le Master Management des Services

Ces formations permettent d'acquérir les compétences nécessaires pour gérer les différents services au sein de l'entreprise, ainsi que les connaissances en gestion administrative et en management.

Les écoles et organismes de formation privées

En plus des formations proposées par les établissements d'enseignement supérieur, il existe également des écoles et des organismes de formation privées qui dispensent des formations spécifiques au métier de responsable des services généraux et administratifs.

Ces formations peuvent être plus courtes et plus spécialisées, et permettre d'acquérir les compétences nécessaires dans un laps de temps plus court. Il est également possible de suivre ces formations à distance, ce qui permet de les concilier avec un emploi ou d'autres obligations.

Pour exercer le métier de responsable des services généraux et administratifs, plusieurs compétences et qualités sont nécessaires :

La polyvalence

Un responsable des services généraux et administratifs doit être polyvalent. Il doit être capable de gérer différents domaines et de coordonner les différents services au sein de l'entreprise. Il doit également être en mesure de s'adapter à de nouvelles situations et de résoudre rapidement les problèmes qui se présentent.

L'organisation

L'organisation est une compétence clé pour un responsable des services généraux et administratifs. Il doit être capable de planifier les différentes tâches, de respecter les délais et de gérer efficacement les ressources disponibles.

La gestion des priorités

Un responsable des services généraux et administratifs doit être capable de gérer les priorités et de prendre des décisions rapides en fonction des besoins et des ressources disponibles. Il doit être en mesure de hiérarchiser les tâches et de s'assurer que les missions essentielles sont accomplies en temps et en heure.

Le sens de la diplomatie

La diplomatie est une compétence essentielle pour un responsable des services généraux et administratifs. Il doit être capable de gérer les relations avec les fournisseurs, les prestataires de services et les employés de l'entreprise. Il doit être en mesure de résoudre les conflits et de négocier avec les parties prenantes, tout en préservant les intérêts de l'entreprise.

La rigueur

La rigueur est indispensable pour un responsable des services généraux et administratifs. Il doit être attentif aux détails, respecter les procédures et veiller à ce que tout soit fait dans les règles. Il doit également être capable de gérer les budgets et d'optimiser les ressources disponibles.

Les compétences en communication

Un bon responsable des services généraux et administratifs doit posséder de bonnes compétences en communication. Il doit être capable de communiquer efficacement avec les fournisseurs, les prestataires de services, les employés et les autres départements de l'entreprise. Il doit également être en mesure de présenter des rapports, de faire des présentations et de transmettre les informations de manière claire et concise.

L'esprit d'équipe

Un responsable des services généraux et administratifs est souvent amené à travailler en équipe, que ce soit avec d'autres membres du personnel administratif ou avec des collaborateurs d'autres départements. L'esprit d'équipe est une qualité indispensable pour ce métier, car il permet d'établir de bonnes relations de travail et de favoriser la collaboration.

Dans un contexte professionnel où les tâches peuvent être nombreuses et variées, la capacité à travailler en équipe permet d'optimiser les ressources et de garantir l'efficacité des processus de travail. En associant leurs différentes compétences et expertises, les membres d'une équipe peuvent apporter des idées et des solutions innovantes pour améliorer les processus et faciliter le fonctionnement de l'entreprise.

L'esprit d'équipe se traduit également par la capacité à communiquer efficacement avec ses collègues. Savoir écouter et prendre en compte les idées et les préoccupations des autres est essentiel pour maintenir une bonne dynamique d'équipe. En mettant en commun leurs idées et leurs compétences, les membres de l'équipe peuvent surmonter les obstacles plus facilement et atteindre les objectifs fixés plus rapidement.

La gestion des fournisseurs

Dans le cadre de ses fonctions, le responsable des services généraux et administratifs est souvent en charge de la gestion des fournisseurs. Cela implique de sélectionner les meilleurs fournisseurs pour répondre aux besoins de l'entreprise, de négocier les contrats et les tarifs, et d'assurer le suivi des livraisons et des paiements.

La gestion des fournisseurs est un aspect stratégique de ce métier, car elle permet de garantir la qualité des produits et services utilisés par l'entreprise, tout en optimisant les coûts. Un bon responsable des services généraux et administratifs doit donc être capable d'identifier les meilleurs fournisseurs sur le marché, d'évaluer leurs performances et de maintenir une relation de confiance avec eux.

Pour réussir dans cette tâche, il est essentiel d'avoir des compétences en négociation et en gestion des contrats. Il faut être en mesure de négocier les prix et les conditions avec les fournisseurs, tout en préservant les intérêts de l'entreprise. Une fois les contrats signés, il est important de suivre de près l'exécution des prestations, afin de s'assurer de la qualité des produits ou services reçus.

La gestion des équipements et des espaces de travail

Un autre aspect important du métier de responsable des services généraux et administratifs est la gestion des équipements et des espaces de travail. Cela inclut la gestion des locaux, des infrastructures, des fournitures et des équipements nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

Le responsable des services généraux et administratifs est responsable de la maintenance des locaux et de l'aménagement des espaces de travail. Il veille à ce que les équipements et les installations soient en bon état de fonctionnement, et que les employés disposent de tout le matériel nécessaire pour effectuer leur travail dans les meilleures conditions.

Cette tâche peut également inclure la gestion des stocks et des approvisionnements en fournitures de bureau, en matériel informatique et en équipements spécifiques. Le responsable des services généraux et administratifs doit anticiper les besoins de l'entreprise et s'assurer que les ressources nécessaires sont disponibles en quantité suffisante et dans les délais.

La veille réglementaire et technologique

Dans un environnement professionnel en constante évolution, il est indispensable pour un responsable des services généraux et administratifs de rester informé des évolutions réglementaires et technologiques. La veille réglementaire concerne les changements législatifs et les normes de sécurité qui peuvent impacter le fonctionnement de l'entreprise. Le responsable des services généraux et administratifs doit s'assurer de la conformité de l'entreprise aux réglementations en vigueur et mettre à jour les procédures en conséquence.

La veille technologique, quant à elle, concerne les innovations et les nouveaux outils qui peuvent améliorer la performance et l'efficacité des services généraux et administratifs. Le responsable des services généraux et administratifs doit être à l'affût des nouvelles technologies et savoir les mettre en place au sein de l'entreprise, si cela est pertinent et bénéfique.

Cette veille permanente permet d'anticiper les évolutions, de prendre des décisions éclairées et d'adapter les stratégies de gestion en fonction des besoins et des contraintes de l'entreprise.

Conclusion

Le métier de responsable des services généraux et administratifs est un métier polyvalent et essentiel au bon fonctionnement d'une entreprise. Il demande des compétences variées, allant de la gestion des ressources humaines à la gestion des infrastructures et des équipements. Il offre également de nombreuses opportunités d'évolution et une rémunération attractive.

Que vous soyez déjà en poste dans le domaine de l'administration ou que vous envisagiez une reconversion professionnelle, la formation et les compétences développées dans ce métier vous offriront de nombreuses perspectives d'emploi. Alors, si vous êtes organisé, polyvalent et doté d'un excellent sens de la communication, n'hésitez pas à vous orienter vers une carrière de responsable des services généraux et administratifs. Vous pourrez ainsi contribuer activement à la réussite de votre entreprise et évoluer dans un secteur en constante évolution.