Les formations préparateur / Préparatrice de copies

Devenir préparateur de copies : formation et orientation professionnelle

Vous êtes passionné par l'organisation et la gestion de documents administratifs ? Vous êtes méticuleux et aimez travailler avec précision ? Le métier de préparateur de copies pourrait être une excellente option pour vous. Dans cet article, nous vous parlerons de ce métier, des différentes activités qu'il implique, de la formation nécessaire ainsi que des perspectives d'évolution.

Le métier de préparateur de copies

En tant que préparateur de copies, vous serez responsable de la gestion et de la reproduction de documents administratifs. Votre rôle principal est de vous assurer que les documents soient clairs, complets et conformes aux normes en vigueur. Vous devrez également veiller à leur conservation et à leur rangement afin de permettre un accès facile et rapide.

Les activités d'un préparateur de copies peuvent varier en fonction de l'entreprise ou de l'organisme dans lequel il travaille. Cependant, voici quelques exemples d'activités courantes :

• Numériser et classer les documents administratifs : vous serez responsable de la numérisation des documents physiques et de leur classification dans une base de données.
• Assurer la confidentialité des informations : vous serez chargé de protéger les informations sensibles en mettant en place des procédures de sécurité.
• Effectuer des recherches documentaires : vous devrez parfois retrouver des documents spécifiques en utilisant les outils de recherche adaptés.
• Contrôler la qualité des copies : vous devrez vous assurer que les copies produites sont conformes aux originaux et de la meilleure qualité possible.
• Organiser et planifier les archives : vous devrez veiller à l'organisation et à l'accessibilité des archives en mettant en place des systèmes de classification efficaces.
• Collaborer avec d'autres services : vous travaillerez en étroite collaboration avec d'autres départements tels que le service juridique, les ressources humaines ou la comptabilité.

Pour illustrer plus concrètement le travail d'un préparateur de copies, prenons l'exemple d'une entreprise de construction. Vous pourriez être amené à gérer les documents relatifs aux différents projets de construction, à vérifier leur conformité avec les normes du secteur et à les classer dans des dossiers spécifiques. Vous pourriez également être responsable de la numérisation de documents historiques liés à des grands projets, permettant ainsi leur conservation et leur accessibilité ultérieure.

La formation et les études

Il existe plusieurs formations qui peuvent vous mener au métier de préparateur de copies. Ces formations peuvent correspondre à différents niveaux de qualification, allant du CAP(BEP) à un diplôme de niveau Bac+2.

Les formations les plus courantes en France pour devenir préparateur de copies comprennent :

• Le CAP(BEP) Gestion-Administration : Cette formation vous offre les compétences de base nécessaires pour gérer et organiser des documents administratifs.
• Le BTS Assistant de Gestion PME-PMI : Cette formation plus avancée vous permet d'acquérir des compétences supplémentaires en gestion de documents et correspondance.
• Les formations dispensées par des organismes privés : Certaines écoles et organismes de formation privés proposent des formations spécifiquement orientées vers le métier de préparateur de copies.

Il est également possible de suivre la formation de préparateur/copiste dans le cadre de la formation professionnelle continue. Cette option permet, entre autres, de se former au métier à distance.

Compétences et qualités

Pour exceller dans le métier de préparateur de copies, il est essentiel de développer certaines compétences et qualités spécifiques :

• Attention aux détails : Votre capacité à travailler avec précision est essentielle pour garantir la qualité et l'exactitude des documents.
• Rigueur et organisation : Vous devrez être capable de gérer efficacement de nombreux documents et de suivre des procédures strictes.
• Maîtrise des outils informatiques : La plupart des tâches de préparation de copies se font aujourd'hui sur ordinateur, il est donc essentiel de savoir utiliser les logiciels et outils informatiques appropriés.
• Respect de la confidentialité : Vous devrez souvent travailler avec des informations sensibles et devrez donc faire preuve de discrétion et de professionnalisme.

Ces compétences et qualités sont essentielles pour être un préparateur de copies compétent et efficace.

Les avantages de devenir préparateur de copies

Le métier de préparateur de copies présente de nombreux avantages, ce qui explique l'intérêt de nombreuses personnes pour cette profession. Voici quelques-unes des raisons qui peuvent vous pousser à envisager cette carrière :

• La stabilité de l'emploi : Les entreprises ont toujours besoin de gérer et d'organiser leurs documents administratifs, ce qui offre des perspectives d'emploi durables.
• Une grande variété de secteurs d'activité : Les préparateurs de copies peuvent travailler dans de nombreux domaines tels que la finance, la santé, les différentes formes de l'administration ou encore l'industrie.
• La possibilité de progresser : Avec de l'expérience, vous pourrez évoluer vers des postes de coordination ou de gestion des archives au sein d'une entreprise.

Le secteur du métier de préparateur de copies

Les préparateurs de copies sont largement présents dans de nombreux secteurs d'activité. Ils peuvent travailler aussi bien pour des entreprises privées que pour des organismes publics.

Dans le domaine privé, les entreprises de services, les cabinets de consultants, les banques ou les grandes entreprises de toutes sortes sont les principaux employeurs de préparateurs de copies.

Dans le secteur public, les préparateurs de copies sont recrutés par les organismes de l'administration (ministères, collectivités territoriales, établissements publics), les établissements de santé (hôpitaux, cliniques) mais aussi par les universités et les organismes de recherche.

En ce qui concerne les conditions de travail, celles-ci peuvent varier en fonction du secteur d'activité et de la taille de l'entreprise. En général, les préparateurs de copies travaillent dans un environnement de bureau, avec des horaires de travail réguliers. Cependant, dans certains domaines, comme la santé par exemple, des horaires décalés peuvent être nécessaires.

En termes de rémunération, un préparateur de copies débutant peut s'attendre à un salaire moyen d'environ 20 000 euros bruts par an. Avec une expérience de 15 ans, ce chiffre peut augmenter jusqu'à 30 000 euros bruts annuels. En fin de carrière, un préparateur de copies expérimenté peut atteindre un salaire annuel moyen de 35 000 euros bruts.

Évolution de carrière

Un préparateur de copies débutant peut évoluer vers différentes fonctions au sein d'une entreprise ou d'un organisme. Voici quelques-unes des possibilités d'évolution :

• Chef de projet archiviste : Vous pourrez être responsable de la coordination et de la gestion des projets d'archivage de l'entreprise.
• Gestionnaire de document numérique : Avec l'évolution constante des technologies, la demande de spécialistes de la gestion des documents numériques est en augmentation.
• Responsable des archives : En progressant dans votre carrière, vous pourrez accéder au poste de responsable des archives d'une entreprise.

Comme vous pouvez le constater, le métier de préparateur de copies offre des perspectives d'évolution intéressantes pour ceux qui aspirent à occuper des postes de responsabilité.

Conclusion

Le métier de préparateur de copies est riche et varié, et offre des opportunités dans de nombreux secteurs d'activité. Pour devenir un professionnel de ce domaine, il est recommandé de suivre une formation spécialisée, qui vous permettra d'acquérir les compétences nécessaires pour une carrière réussie. Que vous choisissiez un CAP(BEP) ou un diplôme de niveau supérieur, ce métier vous permettra de travailler dans des environnements différents et de vous épanouir professionnellement.

Alors, si vous êtes méticuleux et que vous aimez travailler avec précision, pourquoi ne pas envisager une carrière en tant que préparateur de copies ? Avec les opportunités et les perspectives d'évolution qu'offre ce métier, vous pourrez trouver un emploi stable et épanouissant.